Nosso Serviço: descubra a simplicidade
A solução de Fatura eletrónica de SERES une, num mesmo ambiente todos os serviços e ferramentas necessários para externalizar o intercâmbio de faturas, levando a cabo, progressivamente, ao ritmo do seu negócio e ao dos seus parceiros comerciais, o trabalho de receber e enviar as suas faturas passando de papel a eletrónico.
O seu aliado na Gestão da Transformação: a fatura eletrónica não é só uma decisão tecnológica.
Os nossos serviços cobrem todas as fases do seu projeto:
1.- Fase de Definição
Apoio na definição do âmbito do seu projeto e o processo de ativação
Definir o ambiente e âmbito do seu projeto requer ajuda. Não se pode comparar um projeto de faturas de vendas (contas a cobrar) com um de faturas de compras (contas a pagar). Cada fornecedor, cliente, setor, país, etc., tem diferentes requisitos e necessidades de informação, limitações tecnológicas, formatos, sistemas, canais de comunicação, etc. Conhecer todas estas situações e decidir-se pelo serviço que melhor se adapte às mesmas, marcará a diferença entre o êxito e o fracasso.
Nalguns casos, além das particularidades de cada parceiro de negócio (clientes, fornecedores, etc.) há que ter em conta a tecnologia específica para o seu projeto, tal como ter um certificado eletrónico (necessário para a assinatura eletrónica), registar-se e configurar a sua conta em diferentes plataformas, etc.
O nosso serviço permitir-lhe-á ter uma visão global de todos os passos necessários e requisitos de ativação que deve cumprir.
Consultoria estratégica nos seus processos de faturação e contabilidade
Para externalizar a emissão e receção de faturas é necessário oferecer confiança, criar um estreito laço de ligação. Para tal, contamos com uma equipa avançada de especialistas que possuem uma ampla experiência neste tipo de projetos e cujo trabalho lhe permitirá cobrir os seus requisitos e aproveitar ao máximo a nossa tecnologia.
O nosso compromisso é prestar-lhe o aconselhamento e acompanhamento necessários durante todo o processo para que tire o máximo partido da automatização dos seus processos de faturação e contabilidade. Ajudamos para que a transformação seja mínima e o menos intrusiva possível.
Cumprimento legal e fiscal
Para ter validade legal, a fatura deve cumprir a legislação fiscal e tributária de cada país. O nosso serviço cobre todos estes requisitos, tanto os próprios da fatura para que tenha validade, como os que afetam a sua conservação, inspeção, consulta, etc.
Damos seguimento à evolução da legislação o qual nos permite reduzir os tempos na implementação das alterações.
2.- Fase de Implementação: SOLUÇÃO TECNOLÓGICA
SERES oferece-lhe um serviço global para a gestão das suas faturas em todas as fases do documento: emissão, receção, intercâmbio, tratamento e conservação.
Integração com os seus programas de gestão interna (ERPs)
Adaptamo-nos à informação que exportar ou integar nos seus programas informáticos (ERPs), permitindo uma integração "Não Intrusiva".
Somos independentes do ERP com o qual a sua empresa trabalha. Contamos com projetos com uma grande variedade de ERP do mercado (principais marcas -SAP, Microsoft, Oracle, SAGE, etc., bem como ERP setoriais, locais, desenvolvimentos próprios, etc.).
Transformamos a informação para cumprir os requisitos do seu projeto. O serviço permite-lhe agrupar os dados para criar a fatura final ou desagrupá-los para integrar a informação nos seus programas internos de gestão, tanto no caso de um único ERP como no caso de vários.
Gestão de exceções segundo regras de negócio
O serviço permite parametrizar um conjunto de filtros, tanto semânticos, como sintáticos ou de negócio, que lhe permite automatizar a resposta segundo os requisitos do emissor e recetor ou do contexto (devolução automática de faturas se faltar o código de encomenda, aceitação da fatura se as quantidades coincidir com as de aceitação da mercadoria no armazém, não envio da fatura se o identificador da empresa recetora não contiver uma letra e números -NIF, etc.).
Processo de aprovação e validação contabilística de faturas
O serviço integra-se com o seu atual processo de validação de faturas ou proporciona-lhe um que lhe permite passar por diferentes departamentos ou área de gestão para a validação ou devolução da fatura.
Cada departamento dentro da empresa contará com um ambiente no qual poderá realizar as ações necessárias relativamente a cada fatura consoante o o momento da tramitação.
Seguimento de faturas: Rastreabilidade
Permite conhecer, a qualquer o momento, o estado dos seus documentos, tanto no tráfego como na resposta à gestão do documento (aceite, devolvida, pendente de pagamento, etc.)
É bidirecional, dado que lhe permite conhecer o estado tanto das faturas enviadas como das recebidas.
O nosso serviço avisar-lhe-á, de forma proativa, da receção dos documentos, bem como lhe irá dar informações em tempo real sobre o estado do documento à medida que este for passando pelos diferentes estados nos seus clientes.
Generación y validación de Firma electrónica
Terá todas as funcionalidades necessárias tanto para gerar a assinatura eletrónica segundo os requisitos de cada formato como para levar a cabo as validações necessárias para assegurar a integridade e autenticidade da fatura eletrónica (data de validade, de revogação, etc.).
O nosso serviço trabalha com os diferentes perfis de assinatura eletrónica para a sua utilização em ficheiros Edifact, PDF, XML...
Cobre a assinatura longeva X-L o que lhe permite a verificação no futuro, inclusive se as fontes originais (de consulta de certificados ou das listas de revogação) já não estiverem disponíveis.
Cobre 100% da diversidade tecnológica (formatos, protocolos, etc.)
O nosso serviço permite-lhe ter uma solução para a grande diversidade de formatos internacionais, setoriais, nacionais, etc. (UBL XML, UN/EDIFACT, UN/CEFACT, ES/FATURAE, etc.), canais de comunicação (Redes VAN EDI, AS2, FTP, Webservices, etc.), métodos e perfis de assinatura eletrónica, etc.
Arquivo e custódia eletrónica
A legislação estabelece que as faturas eletrónicas devem ser guardadas e, em caso de inspeção, facultar-se o acesso completo aos dados. O nosso serviço proporciona-lhe todas as funcionalidades necessárias (descarregar online, impressão PDF417, etc.) para uma gestão própria das suas faturas eletrónicas tanto na sua primeira fase de gestão administrativa como no seu armazenamento histórico.
Saiba mais sobre o nosso serviço de custódia eletrónica de documentos.
Conectividade e abrangência
SERES conta com uma das maiores redes mundiais de negócios por utilizadores, volume e tipos de documentos. Fazer parte dela permitir-lhe-á aceder a centenas de milhares de empresas utilizadoras ativas.
Com o nosso serviço, terá uma Caixa de Correio Eletrónico Avançada que lhe permitirá receber e enviar documentos tanto às entidades que formam parte da nossa rede direta como a todas as redes às quais estamos conectados.
A falta de interoperabilidade é um dos entraves que mais afetam o impulso de projetos de intercâmbio eletrónico de documentos. Com o nosso serviço, acelera a participação e utilização do seu projeto, além de focar a sua atenção num único interlocutor, SERES, para trabalhar com todas as outras plataformas com as quais estamos conectados (Redes/Serviço EDI, entidades bancárias, plataformas de Administrações Públicas, plataformas/soluções de fornecedores de fatura eletrónica, etc.).
Informação relevante
Caixa de Correio Eletrónico Avançada
Uma das chaves no intercâmbio eletrónico de documentos é saber para onde enviar o documento, isto é, conhecer a caixa de correio eletrónico do destinatário, assim como conhecer o tipo de informação adicional que deve ser incluída para que a caixa de correio possa direcionar internamente o seu documento de forma adequada.
A gestão de endereços eletrónicos é uma funcionalidade que lhe permite...leia o artigo completo
Opções para receber e enviar as suas faturas ao destinatário
Plataforma e-FACTURA.NET
Portal web que lhe permitirá a consulta, download, impressão, seguimento, supervisão, criação, modificação, etc. das suas faturas.
O serviço conta com um conjunto de perfis de utilizadores que lhe facultará a lista e segmentação das faturas segundo os seus critérios corporativos.
Dar acesso aos seus clientes a este serviço online permitir-lhe-á oferecer-lhes todas as funcionalidades necessárias para cumprir a legislação.
É um portal colaborativo que quando uma empresa lhe acede, poderá receber e enviar faturas a qualquer outra empresa, independentemente, a sua ser a primeira empresa com a qual trabalhe.
A plataforma é multilingue, permitindo uma gestão intragrupo a partir de diferentes posições geográficas.
Deseja uma demonstração online do nosso serviço e-FATURA.NET?
HUB: Interligação de redes
SERES oferece uma ampla gama de links com outras redes assim como com um conjunto de portais de fatura eletrónica.
Ligações Ponto a Ponto: AS2, Web services, etc.
SERES liga-o ao seu cliente ou fornecedor através da tecnologia este lhe solicitar.
Serviço Postal Virtual
É um serviço que oferece aos seus parceiros de negócio um canal eletrónico que evita a impressão e o envio postal de faturas. Está dirigido a fornecedores que não desejam grandes alterações e lhe enviam um pequeno volume de faturas.
Impressão de facturas
É o melhor aliado para poder proporcionar aos seus parceiros comerciais o canal de comunicação tradicional para o envio de faturas eletrónicas com plena validade legal e fiscal.
Permite-lhe enviar por correio postal as faturas que os seus parceiros comerciais lhe solicitem sem ter de separar este fluxo de documentos em papel dos seus processos automatizados.
Faturas eletrónicas em formato EDIFACT
O serviço de digitalização da SERES é um bom aliado para implementar um projeto global de faturas eletrónicas já que, por um lado, as faturas recebidas em papel serão tratadas pelo sistema de digitalização e, por outro, acrescentam-se as faturas que já venham em formato eletrónico. Uma transformação para cobrir 100% das possibilidades.
Gestão da comunidade
Um projeto de fatura eletrónica não é só pensar nas alterações internas. Enviar e receber documentos implica ter em conta os dois lados do intercâmbio. Informar, formar e assessorar o conjunto dos seus fornecedores ou clientes sobre a alteração na forma de faturação e como os pode afetar é uma questão essencial para rentabilizar a alteração o mais rapidamente possível.
Esta gestão requer perseverança, paciência e muito esforço. A SERES assume esta tarefa em coordenação com a sua equipa para que os seus parceiros recebam aconselhamento personalizado, informação e um conjunto de opções, de acordo com o seu nível de conhecimento e desenvolvimento tecnológico, para que aproveitem ao máximo a transformação.
O seu projeto não partirá do zero. Além da ativação imediata dos parceiros que já estão operacionais nos nossos serviços, poderá contar com um serviço de captação cruzada, através do qual aproveitará as sinergias com outros projetos para migrar os seus clientes e fornecedores para uma gestão eletrónica avançada.
4.- Fase de evolução
Sustentabilidade: Segurança a curto e longo prazo
SERES proporciona-lhe um serviço de alta disponibilidade e segurança, essencial para este tipo de serviços, dado que nas suas faturas há informação sensível, vital para o seu negócio e para a relação com o seu cliente ou fornecedor. Deixar esta informação nas mãos da inexperiência poderá causar-lhe uma despesa considerável e, inclusive, converter o seu projeto numa dor de cabeça.
As alterações legislativas e as necessidades pontuais fazem com que este tipo de projetos requeiram uma manutenção contínua. SERES desenvolve a sua própria tecnologia, na qual a fatura eletrónica é um dos eixos principais da nossa atividade, para estar ao corrente dos requisitos normativos, para além de ser ágil nas adaptações do seu dia a dia. Tornamo-nos no seu parceiro de confiança para oferecer um serviço sustentável ao longo do tempo.
Suporte técnico avançado
O nosso serviço ajuda a sua empresa na gestão do dia a dia. Estamos conscientes da importância que tem o seu processo de faturação e, por isso, estamos à sua disposição para dar resposta às suas necessidades e dúvidas.
O nosso suporte responder-lhe-á no idioma com o qual se sinta mais confortável. Contamos com uma ampla equipa distribuída pelos nossos escritórios de todo o mundo, a quale lhe proporcionará um atendimento de proximidade e imediato, além de uma resposta global às suas necessidades.
Poderá escolher entre um conjunto de diferentes níveis de atendimento (inhouse, 24h, pessoal, etc.). Adaptamo-nos à sua empresa.
O seu projeto em funcionamento
Quer seja porque lhe podem para trabalhar com a fatura eletrónica, quer seja porque quer implementar ou ampliar o seu projeto, o nosso serviço permitir-lhe-á conferir um valor diferencial para aproveitar o máximo uma alteração que tornará a sua empresa mais produtiva e competitiva.
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