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EDICONSELHO: Os endereços nas mensagens EDI - Segmentos NAD

Quando se dá o passo para o intercâmbio eletrónico de documentos apercebemo-nos de informação adicional que não está no intercâmbio atual em papel, que é necessária para que o destinatário possa, de uma forma automática, preparar o seu ambiente para a mercadoria que há de chegar, para a fatura que terá de pagar, etc.

Vamos então falar da informação de localização que todas as mensagens EDI e que é necessária para direcionar o documento tanto de uma forma global como de uma forma interna nas empresas.

Os endereços do ponto de vista global

Um documento para ser enviado e recebido por uma entidade deve conter um endereço. Para tal, a entidade deve estar identificada inequivocamente. Assim, por exemplo, a Seres em Espanha tem o seu domicílio físico em Madrid em "Paseo de las Doce Estrellas 2. 28042 Madrid" e outro diferente em Barcelona. Ambos situam fisicamente uma empresa. Ambos utilizam para a sua identificação global o "número de identificação fiscal (NIF)" que em Espanha cada empresa tem o próprio independentemente do número de escritórios que tenha.

No ambiente EDI, o identificador de empresa global é um código EAN. Único no mundo por cada empresa.

Estabelecendo uma comparação com o exemplo anterior, o código EAN da entidade seria como o seu "número de identificação fiscal". O endereço físico (rua, avenida, passeio, etc.) não é tão importante num documento eletrónico.

Os endereços do ponto de vista interno

Quando a mensagem chega à "Caixa de Correio Eletrónico Global" do destinatário, os endereços internos começam a adquirir mais importância pois são os que definem, dentro da empresa, onde deverá ser tratada a informação do documento.

No ambiente EDI, os identificadores internos de cada empresa também são código EAN, únicos no mundo por cada unidade, departamento, gestor, delegação, etc.

No caso de uma guia de remessa, é habitual indicar no documento o código EAN de onde se irá entregar a mercadoria (armazém, centro, edifício, corredor, piso, etc.), quem fez a encomenda (loja, escritório, etc.), entre outros.

Na fatura, é habitual indicar a quem se fatura e quem fatura, quem paga e a quem se paga, etc.

Estes códigos EAN permitem redirecionar o documento para o ambiente necessário para a sua tramitação. O chefe do armazém que se prepara para a receção da mercadoria deverá receber a informação da guia de remessa para se preparar para a sua receção e confrontação de dados. De igual modo, o recetor da fatura necessitará dessa informação de confrontação de dados para contabilizar a fatura e o tesoureiro para a pagar. Todos estes participantes devem estar identificados e ser conhecidos tanto pelo emissor como pelo recetor da mensagem.

Como se gerem do ponto de vista do negócio?

Para que uma empresa possa beneficiar do EDI deve ter a sua estrutura administrativa publicada. Isto é, um documento com todos os códigos EAN possíveis na sua gestão diária.

Esta estrutura EDI pode ser muito simples, sobretudo em pequenas empresas, ou muito complexa. Para aliviar esta complexidade é normal criar uniões lógicas de códigos EAN. Desta forma, só é necessário tratar um conjunto limitado de códigos lógicos.

Exemplo Estrutura Administrativa

Centro A: Código A (a quem se fatura) e código B (quem paga)

Centro B: Código B (a quem se fatura) e código B (quem paga)

Centro C: Código C (a quem se fatura) e código B (quem paga)

Centro D: Código C (a quem se fatura) e código D (quem paga)

Neste exemplo de quatro centros, três compartilham departamento de tesouraria (Código B), o centro C ou D compartilha o departamento de contabilidade. Neste caso, reduzem-se as possibilidades de 64 para 4.

As empresas utilizadoras do EDI notificam as alterações ou a abertura de novos Pontos Operacionais mediante as mensagens GENRAL

Num ambiente automatizado o emissor e o recetor do documento costuma informar sobre as alterações permitindo herdar, a partir de um pedido, para uma guia de remessa ou para uma fatura a informação quase total dos endereços globais e internos.

Um pouco de tecnicismos: Segmento NAD

As mensagens EDI contêm uma sequência de segmentos de informação, que podem ser de requisito obrigatório ou de inclusão condicional, podem ser formados por dados simples ou compostos (quando, por sua vez, são formados por outros dados simples) e podem estar ou não codificados (tomando valores de uma lista associada, conhecida previamente ou anexada).

O Diretório de Segmentos ou Segmentos NAD contêm as informações de destino para o envio da mensagem, isto é, a definição da empresa, o nome, o código, o endereço e o NIF, além de incluir o departamento, a unidade de tramitação, o que for necessário em função da estrutura interna do destinatário. Isto é imprescindível para que a mensagem seja recebida e aceite pelo departamento a que vai destinada e para a agilidade do processo de gestão.

Os Segmentos NAD incluem informação tanto do comprador como do vendedor. Isto é, todos os Pontos Operacionais que intervêm na comunicação.