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EDICONSELHO: documentos EDI avançados III - Confirmação de Receção de Mercadoria - Receiving advice message – RECADV

O cliente (recetor da mercadoria) envia a confirmação de receção eletrónica (RECADV) com a informação do que foi realmente recebido, o que permite a redução das discrepâncias do conteúdo da mercadoria inicialmente pedida.

Um RECADV (documento de confirmação de receção da mercadoria) é uma mensagem que notifica se o que se recebe corresponde com o inicialmente pedido, de modo a permitire a visibilidade de discrepâncias e antecipação de devoluções ou aceitações de mercadorias para agilizar o processo. Quando a mercadoria é verificada e se efetua o ajuste de discrepâncias pode-se começar a gerar a fatura com a certeza de que não terá de ser modificada.

O RECADV faz parte do fluxo essencial entre o cliente e o fornecedor. Quando o cliente faz uma encomenda (ORDERS), o seu fornecedor envia-lhe a mercadoria (DESADV) e é nesta fase que o cliente a verifica e notifica a sua receção (RECADV), para que o fornecedor possa emitir a fatura final (INVOIC).

Como é que o cliente utiliza o RECADV?

O RECADV está a ser cada vez mais utilizado porque contém a última informação atualizada da entrega da mercadoria. Ao contrário do que acontece com a encomenda e com a guia de remessa, este documento informa com exatidão as quantidades que se têm de faturar. Além disso, normalmente o cliente acrescenta algumas referências necessárias para a sua gestão contabilística. Isto é importante, por exemplo, aquando da entrega de mercadorias em loja, onde o número de encomenda inicial pode ser diferente do definitivo ou, inclusive, não existe uma encomenda inicial dado que se repõe periodicamente aquilo que se necessita.

O RECADV é gerado como elemento visível de uma gestão contabilística que prepara o cliente para a gestão automática da fatura. Isto é, se o fornecedor emite uma fatura de acordo com a informação contida no RECADV, o número de contencioso reduz drasticamente, inclusive ao ponto de poder validar a fatura sem intervenção humana. Nestes casos, a discrepância maior recai nas quantias, solução que se trata através dos documentos EDI, INVOIC, tipificada como nota de débito ou de crédito (faturas retificativas).

Como é que o fornecedor utiliza o RECADV?

Do ponto de vista da relação comercial, a confirmação de receção eletrónica abre o caminho à emissão da fatura. Em caso de desacordo acerca da visibilidade para detetar os motivos de discrepâncias, estas podem dever-se a problemas na mercadoria enviada durante a montagem, o transporte ou a entrega final. O facto de se conhecer se a mercadoria se deteriora, se é roubada ou se extravia é um elemento essencial para oferecer um serviço de garantia aos seus clientes, pelo que o RECADV, em comparação com a nota de encomenda e a guia de remessa, é vital para este fim.

Em função do cliente, o RECADV também pode informar sobre os artigos que apresentam algum tipo de incidência, considerando-se como corretos todos os outros que não aparecam na mensagem. Quando não há nenhuma incidência, só se envia o cabeçalho da mensagem.
Do ponto de vista operacional para a criação da fatura, o RECADV é um elemento essencial. A informação da nota de encomenda, sobretudo se apresenta valores, é importante para a fatura mas nem sempre contém a informação final e, nalguns casos, a necessária para a gestão correta no cliente. Utiliza-se para emitir a fatura, evitando a emissão de uma com informação não confrontada.

Um pouco de detalhe sobre o conteúdo

      • Código EAN Emissor/Recetor
      • Data da entrega
      • Referências
      • Encomenda
      • Referência à guia de remessa eletrónica/física
      • Código GTIN de produtos por linhas de mercadoria com as quantidades corretas e/ou incorretas (indica-se 0 no caso de rejeição completa)