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EDICONSELHO: Códigos GTIN, GLN, EAN, pontos operacionais, estruturas administrativas ou como identificar-se univocamente online

Uma das grandes bases sobre a que se apoia o EDI é a definição e utilização de identificadores únicos. Recebem diversas denominações, como, por exemplo: Códigos EAN, Pontos Operacionais, GLN, etc. cuja essência mais primitiva é que tanto o cliente (emissor) que pede mercadoria a um fornecedor (recetor) como este último sabem, sem lugar a dúvidas, do que é que estamos a falar.

Dentro do EDI podemos diferenciar vários tipos de identificadores:

Identificadores de produtos ou de serviços

É globalmente aceite que um código de barras é um elemento distintivo de qualquer produto. Esse mesmo código de barras oculta um número (normalmente de 13 dígitos) que ademais de ser lido pelo leitor de uma caixa de supermercado permite identificar univocamente esse produto em todo o mundo.

Aqui, o primeiro fundamento não é tanto a utilização destes códigos, que já está muito estendida, como a forma na que a sua empresa organiza os seus produtos atribuindo-lhes os seus códigos correspondentes além de, no caso de provir de outro âmbito não tão avançado, como migrar os códigos de produtos internos com os seus equivalentes globais.

O segundo fundamento é informar os seus clientes sobre esses códigos. Neste caso, o documento EDI PRICAT tem muito que dizer dado que no seu conteúdo se informa não só sobre os códigos mas também sobre a informação adicional sobre as características dos seus produtos.

Identificadores de empresa, departamentos, unidades, etc.

Todos os documentos intercambiados devem ter no mínimo o emissor e o recetor.

Tal como sucede com os identificadores de produtos, normalmente os nomes não permitem ter uma relação clara entre quem envia ou recebe (principalmente pela utilização de abreviaturas, acrónimos, tiles, etc.). Neste caso, para os identificadores de empresa, a gama de possibilidades é bastante mais ampla, desde um mesmo EAN, um VAT number, códigos nacionais, DUNS, e um longo et cetera de códigos que na sua relação identificam uma empresa univocamente.

Mas a realidade indica que além de devermos identificar o emissor ou o recetor da mensagem, internamente esse documento intercambiado também requer mostrar outras unidades dentro da empresa. No exemplo de uma guia de remessa EDI (DESADV) é necessário indicar onde se entrega a mercadoria e no caso de uma fatura é necessário indicar quem pede, a quem se paga, quem recebe a mercadoria, a quem se fatura e inclusive quem paga.

Organizar as "estruturas administrativas", lista de unidades, centros, departamentos, etc., é vital para a sua gestão e para a do seu cliente ou fornecedor.

Organizar os seus identificadores e a conversão de códigos

Quando uma empresa tem de organizar os identificadores, é normal depararem-se com a situação de que já os têm definido mas baseados em códigos próprios internos. A conversão destes códigos é essencial tanto para um correto intercâmbio eletrónico de documentos como para a correta automatização do processo e integração dos dados nos seus sistemas de gestão informáticos (ERP).