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EDICONSELHO: códigos GTIN, GLN, EAN, pontos operacionais, estruturas administrativas ou como se identificar inequivocamente online

Uma das grandes bases na qual assenta o EDI é a definição e utilização de identificadores únicos. Dá-se-lhes diversas denominações, como, por exemplo: Códigos EAN, Pontos Operacionais, GLN, etc. cuja essência mais primitiva é o facto de tanto o cliente (emissor) que pede mercadoria a um fornecedor (recetor), como este último saberem, sem margem para dúvida, do que é que estamos a falar.

Dentro do EDI podemos distinguir vários tipos de identificadores:

Identificadores de produtos ou de serviços

É globalmente aceite que um código de barras seja um elemento diferenciador de qualquer produto. Esse mesmo código de barras oculta um número (normalmente de 13 dígitos) que, para além de ser lido pelo leitor de uma caixa de supermercado, permite identificar inequivocamente esse produto em todo o mundo.

Aqui, o primeiro fundamento não é a utilização destes códigos, que já está muito alargada, mas sim a forma como a sua empresa organiza os seus produtos atribuindo-lhes os seus códigos correspondentes, bem como, no caso de provir de outro ambiente não tão avançado, como migrar os códigos de produtos internos com os seus equivalentes globais.

O segundo fundamento é informar os seus clientes sobre esses códigos. Neste caso, o documento EDI PRICAT tem muito a dizer, dado que no seu conteúdo se informa não só os códigos, mas também  a informação adicional sobre as características dos seus produtos.

Identificadores de empresa, departamentos, unidades, etc.

Todos os documentos trocados devem ter, no mínimo, o emissor e o recetor.

Tal como sucede com os identificadores de produtos, normalmente os nomes não permitem ter uma relação clara entre quem envia ou recebe (principalmente pela utilização de abreviaturas, acrónimos, títulos, etc.). Neste caso, para os identificadores de empresa, a gama de possibilidades é bastante mais ampla, desde um mesmo EAN, um nÚmbero de IVA, códigos nacionais, DUNS, e um longo et cetera de códigos que na sua relação identificam uma empresa inequivocamente.

Porém, a realidade indica que, para além de devermos identificar o emissor ou o recetor da mensagem, internamente esse documento trocado também tem de mostrar outras unidades dentro da empresa. Tendo como exemplo uma guia de remessa EDI (DESADV) é necessário indicar onde se entrega a mercadoria e no caso de uma fatura é necessário indicar quem pede, a quem se paga, quem recebe a mercadoria, a quem se fatura e inclusive quem paga.

Organizar as "estruturas administrativas", lista de unidades, centros, departamentos, etc., é vital para a sua gestão e para a do seu cliente ou fornecedor.

Organizar os seus identificadores e a conversão de códigos

Quando uma empresa tem de organizar os identificadores, é normal depararem-se com a situação de que já os têm definido, porém baseados em códigos próprios internos. A conversão destes códigos é essencial tanto para um correto intercâmbio eletrónico de documentos como para a correta automatização do processo e integração dos dados nos seus sistemas de gestão informáticos (ERP).