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A figura do operador logístico no EDI e o valor das mensagens INVRPT (Inventory Report) e PRICAT (Price/Sales Catalogue)

A automatização da comunicação entre uma empresa, que é fornecedora de mercadorias, e o seu operador logístico, que armazena e entrega a mercadoria, permite facilitar a relação entre ambos, o que se transforma numa relação mais próxima, tornando-a mais eficiente e rentável.

Otimizar a gestão de armazenamento de mercadoria

Com a utilização do EDI, através do PRICAT, informa-se o armazém, em primeiro lugar, sobre as particularidades da mercadoria, questões essenciais para o seu armazenamento e tratamento. Conhecer de antemão a quantidade e dimensão dos bens que vão entrar ou sair do armazém permite o controle do espaço disponível, assim como uma ótima gestão do tráfego e espera da mercadoria.

O PRICAT contém informação detalhada sobre a mercadoria que eventualmente possa ter de ir  aumentando ou reduzindo à medida da necessidade da relação: organização da mercadoria (paletes, embalagens, caixas, etc.) e as condições de transporte (meio de transporte, temperatura, tempo, etc.

Desta forma é possível conhecer as características de armazenamento de cada lote de mercadoria, tal como o peso admissível, ou algo tão fundamental como as características de conservação, tais como pode ser a temperatura (câmaras de congelação, de refrigeração, produtos secos, etc.) que afetam as próprias propriedades dos bens armazenados. Por outro lado, os prazos de conservação devem estar controlados, em especial nos produtos perecíveis (no caso dos produtos alimentares, pelas datas de validade), mas também noutros produtos como os têxteis, com uma especial relevância em relação às temporadas, modas e novidades.

Além disso, não devemos esquecer que, através dos tradicionais documentos EDI, é possível controlar a gestão do trabalho dentro do armazém, como, por exemplo, conhecer com exatidão e de forma atualizada os dias e horas de entrada e saída de mercadoria, o que permite a otimização do seu espaço e o trabalho das transportadoras e operários de armazém.

Otimizar o envio de mercadorias entre o fornecedor, o seu operador logístico/armazém e o cliente

Graças ao EDI há duas formas de gerir o negócio. Consoante a implementação do EDI assim poderá conferir mais ou menos valor:

Gestão reativa

Assim que o cliente efetua um pedido de mercadoria ao seu fornecedor, desencadeia-se o processo de envio da mercadoria. É essencial saber se há mercadoria em stock. Para tal, o operador logístico pode utilizar o inventory report (INVRPT) com a informação de stock. Desta forma, se o pedido exceder o volume de mercadoria no armazém, é necessário, por um lado, informar sobre esta situação e, por outro, repor até cobrir a totalidade da encomenda.

Gestão proativa

Tendo em conta a frequência e volume de entregas periódicas feitas pelo operador logístico e prevendo o possível défice de mercadoria, avisa-se o seu cliente (fornecedor de mercadoria) sobre a necessidade de reposição, o que implica reduzir a eventualidade de falta de stock, além da problemática resultante da entrega fracionada da mercadoria, em caso de entrega urgente, antes da reposição.

Benefícios

Os benefícios destes documentos podem ser aproveitados diretamente por diferentes áreas do negócio relacionadas com o planeamento logístico, com base em informação real e atualizada, para prever e antecipar as reposições, distribuição ou fabrico de mercadoria, ajuste da quantidade de mercadoria e o tempo de armazenamento, visibilidade entre a mercadoria entregue, recebida, devolvida e vendida, reduzindo discrepâncias as partes. Trata-se de uma ferramenta financeira para a gestão de ativos, proporcionando uma visão global em caso de amortizações, valorização de mercadorias, etc.

Na gestão de stocks, para os cálculos de saídas/entradas de mercadorias, a gestão da distribuição também tem influência: instrução para expedição, situação da expedição, aviso de expedição, de receção, situação de transporte, etc

Todos estos mensajes pressupõem un flujo constante entre las partes, que les permite conocer en tiempo real, y con una herramienta unificada, la información necesaria para optimizar la gestión del almacén y del transporte, no senido de obter uma melhoria da gestão.