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EDICONSELHO: A figura do transportador no EDI e as mensagens INSDES y OSTRPT

No EDICONSELHO "Voltando às bases do EDI" fazíamos uma retrospetiva dos documentos que se geravam entre cliente e fornecedor, e introduzíamos a figura do operador logístico.

Este terceiro ator, o operador logístico ou 3PL como é conhecido pelas suas siglas em inglês Third Party Player, é um elemento estratégico na cadeia de abastecimento e tornou evidente a necessidade de agilizar o intercâmbio de informação entre as partes.

Quanto maior for o nível de dependência do transporte ou armazenamento numa indústria, maior será a penetração e importância do 3PL. Assim, setores como a grande distribuição, bens de consumo, automóvel, indústria, serviços de saúde, etc., têm uma dependência total na sua relação com o operador logístico, pelo que a forma como trabalham com este pode ser determinante para o correto funcionamento da cadeia de abastecimento e para a rentabilidade do negócio.

O intercâmbio de informação com o 3PL e a forma em como é feito esse intercâmbio é a chave da relação entre as três partes.

Como é utilizado o EDI entre a sua empresa, a sua transportadora e o seu cliente?

Além da relação de negócio (compra-venda) entre um fornecedor e o seu cliente, uma grande parte dos projetos EDI conta com a participação de uma empresa de transporte ou de logística que envia a mercadoria até ao destino definido. Com este terceiro ator troca-se uma informação adicional.

No EDICONSELHO de hoje centramo-nos num ambiente no qual intervém um operador logístico que atua unicamente como transportadora, para conhecer as mensagens específicas que se trocam neste contexto, no qual se destaca a “instrução” e a “situação” da expedição.

EDI Transp1

A empresa cliente efetua uma encomenda de mercadorias (ORDERS) ao seu fornecedor, que irá comprovar que conta com a mercadoria necessária e enviar uma instrução para expedição (INSDES) ao seu operador logístico. Esta instrução pode ter vários motivos: nalguns casos utiliza-se para indicar as instruções para a recolha da mercadoria, noutros para informar sobre as instruções de entrega e, noutros ainda, para indicar a entrega da mercadoria.

No caso concreto acima, o fornecedor irá enviar a instrução para recolher a mercadoria com a informação do local de entrega, a referência da encomenda recebida pelo cliente, as condições da mercadoria (produtos, quantidades, medidas, etc.), a organização da mercadoria (paletes, caixas, etc.) e as condições de entrega (meio de transporte, refrigerado ou seco, local, etc.).

EDI Transp2

Quando o Operador Logístico recebe o INSDES, avisa a transportadora para que recolha a mercadoria com as indicações marcadas. Após carregar a mercadoria, o fornecedor deverá informar o cliente através de um aviso de expedição (DESADV) indicando que a mercadoria já está a caminho. Este passo é fundamental, pois o cliente tem de prever, a nível logístico, esta receção.
Quando a mercadoria chega ao seu destino, o cliente envia uma confirmação de receção de mercadoria (RECADV).

EDI Transp3

O operador logístico, por sua vez, envia um ou vários relatórios das situações da nota de encomenda (OSTRPT) ao fornecedor, informando sobre a localização, cumprimentos de prazos de entrega e estado da mercadoria (processada, entregue, recebida, rejeitada, entrega parcial, rejeitada por defeito, etc.).

Com este documento, o fornecedor poderá confrontar esta informação com a que foi enviada ao cliente (RECADV) e ver se as quantidades, produtos e outras variáveis indicadas estão de acordo ou diferem. Esta lista permite facilitar a emissão da fatura (INVOIC), dado que, caso de haja discrepâncias, estas possam ser detetadas automaticamente e a fatura possa ser automaticamente emitida pela quantidade final correta.

Todas estas mensagens pressupõem um fluxo constante entre as partes que lhes permite conhecer em tempo real e com uma ferramenta unificada, a informação necessária para otimizar a gestão: calcular e reduzir prazos de entrega, otimizar os movimentos, ter conhecimento dos estados, programar envios e receções, antecipar respostas, prevenir eventualidades, maximizar recursos, agilizar a faturação e, por fim, obter uma melhoria no processo.