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EDICONSELHO: A figura do transportador no EDI e as mensagens INSDES y OSTRPT

No EDICONSELHO "Voltando às bases do EDI" fazíamos uma retrospetiva dos documentos que se geravam entre cliente e fornecedor, e introduzíamos a figura do operador logístico.

Este terceiro ator, o operador logístico ou 3PL como é conhecido pelas suas siglas em inglês Third Party Player, resulta estratégico na cadeia de abastecimento e tornou evidente a necessidade de agilizar o intercâmbio de informação entre as partes.

Quanto maior for o nível de dependência do transporte ou armazenamento numa indústria, maior será a penetração e importância do 3PL. Assim, setores como a grande distribuição, bens de consumo, automóvel, indústria, serviços de saúde, etc., têm uma dependência total na sua relação com o operador logístico, e a maneira em como trabalham com ele pode ser determinante para o correto funcionamento da cadeia de abastecimento e a rentabilidade do negócio.

O intercâmbio de informação com o 3PL e a maneira em como é feito esse intercâmbio é a chave da relação entre as três partes.

Como é utilizado o EDI entre a sua empresa, a sua transportadora e o seu cliente?

Além da relação de negócio (compra-venda) entre um fornecedor e o seu cliente, uma grande parte dos projetos EDI conta com a participação de uma empresa de transporte ou de logística que envia a mercadoria até ao destino definido. Com este terceiro ator se intercambia uma informação adicional.

No EDICONSELHO de hoje centramo-nos num âmbito no qual intervém um operador logístico que atua unicamente como transportadora, para conhecer as mensagens específicas que se intercambiam neste contexto, no qual destaca a “instrução” e a “situação” da expedição.

EDI Transp1

A empresa cliente realizará uma encomenda de mercadoria (ORDERS) ao seu fornecedor, quem comprovará que conta com a mercadoria necessária e enviará uma instrução para expedição (INSDES) ao seu operador logístico. Esta instrução pode ter vários motivos: em alguns casos utiliza-se para indicar as instruções para a recolha da mercadoria, noutros para informar sobre as instruções de entrega e, noutro, para indicar a entrega da mercadoria.

No caso que nos ocupa o fornecedor enviará a instrução para recolher a mercadoria com a informação do lugar de entrega, a referência da encomenda recebida pelo cliente, as condições da mercadoria (produtos, quantidades, medidas, etc.), a organização da mercadoria (paletes, caixas, etc.) e as condições de entrega (meio de transporte, refrigerado ou seco, lugar, etc.).

EDI Transp2

Quando o Operador Logístico recebe o INSDES avisará a transportadora para que recolha a mercadoria com as indicações marcadas. Depois de carregar a mercadoria o fornecedor deverá informar o cliente mediante um aviso de expedição (DESADV) de que a mercadoria já está de caminho. Este passo é fundamental porque o cliente necessita prever, a nível logístico, esta receção.
Quando a mercadoria chega ao seu destino, o cliente enviará uma confirmação de receção de mercadoria (RECADV).

EDI Transp3

O operador logístico, por sua vez, enviará um ou vários relatórios das situações da nota de encomenda (OSTRPT) ao fornecedor, informando sobre a localização, cumprimentos de prazos de entrega e estado da mercadoria (processada, entregue, recebida, rejeitada, entrega parcial, rejeitada por defeitos, etc.).

Com este documento o fornecedor poderá cotejar esta informação com a que foi enviada ao cliente (RECADV) e ver se as quantidades, produtos e outras variáveis indicadas estão de acordo ou diferem. Esta lista permite facilitar a emissão da fatura (INVOIC) dado que em caso de existir discrepâncias estas são detetadas automaticamente e a fatura poderá ser emitida automaticamente pela quantidade final correta.

Todas estas mensagens supõem um fluxo constante entre as partes que lhes permite conhecer em tempo real e com uma ferramenta unificada, a informação necessária para otimizar a gestão: calcular e diminuir prazos de entrega, otimizar os movimentos, conhecer estados, programar envios e receções, antecipar respostas, prevenir eventualidades, maximizar recursos, agilizar a faturação e, em definitivo, conseguir uma melhoria no processo.