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EDICONSELHOS: Formaçâo Online

 O formato padrão que se utiliza no intercâmbio eletrónico de dados (EDI) para a administração, o comércio e transporte está definido pelas Nações Unidas e é conhecido como  UN/EDIFACT. Consiste num conjunto de normas, diretórios e diretrizes acordadas internacionalmente para um intercâmbio eletrónico estruturado de dados entre sistemas de informação computorizados independentes.

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As regras são aprovadas pela UNECE (Comissão Económica das Nações Unidas para a Europa) e publicadas no UNTDID (Diretório de Intercâmbio de Dados Comerciais das Nações Unidas).

É dentro deste quadro global que se desenvolvem as adaptações concretas para cada país, setor, etc.

Conocer la base del EDI

EDICONSELHO: A preparação para começar a utilizar o EDI

Expõe os pontos principais que necessita aplicar uma empresa para poder começar a trabalhar em EDI.

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EDICONSELHO: As bases do intercâmbio de documentos entre fornecedores e os seus clientes

Conheça a base dos documentos intercambiados EDI onde se apoia a relação entre o cliente e os seus fornecedores.

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EDICONSELHO: Os endereços nas mensagens EDI - Segmentos NAD

Quando se dá o passo para o intercâmbio eletrónico de documentos apercebemo-nos da existência de informação adicional, que não aparece no intercâmbio atual em papel, mas que é necessária para que o destinatário possa, de uma forma automática, preparar o seu entorno para a mercadoria que chegará, para a fatura que há que pagar, etc.

A informação de localização contida em todas as mensagens EDI é necessária para direcionar o documento tanto de uma forma global como de uma forma interna nas companhias.

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EDICONSELHO: Códigos GTIN, GLN, EAN, pontos operacionais, estruturas administrativas ou como identificar-se univocamente online

Uma das grandes bases na qual se apoia o EDI é a definição e utilização de identificadores únicos. Recebem diversas denominações, como, por exemplo: Códigos EAN, Pontos Operacionais, GLN, etc. cuja essência mais primitiva é que o cliente (emissor) que pede mercadoria a um fornecedor (recetor) sabe, sem lugar a dúvidas, do que é que estamos a falar.

Dentro do EDI podemos diferenciar vários tipos de identificadores.

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EDICONSELHO:Como é que o EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados) lhe proporciona mais provas para financiar a atividade da sua empresa

Muitos dos benefícios que os serviços EDI proporcionam não são visíveis para a maioria dos seus utilizadores. Mostramos-lhe como aproveitar uma característica da nossa tecnologia para intercambiar eletronicamente e de forma segura os seus documentos, e, em concreto, as suas faturas eletrónicas emitidas.

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Tipos de documentos EDI

Cada documento tem um conjunto de versões por cada ano, pelo que uma mensagem INVOIC, por exemplo, pode ser utilizada em diferentes países e setor em diferentes versões.

ORDERS - Purchase order message

 Um ORDERS (encomenda) é uma mensagem que especifica detalhes sobre bens ou serviços solicitados sob condiciones acordadas entre vendedor e comprador. A prática comercial habitual é que se emita uma ordem de compra para uma determinada expedição, a um determinado lugar e num momento dado, anda que também é possível uma única encomenda para diferentes lugares de expedição. Existem encomendas abertas (seguidas de uma posterior nota de entrega) e encomendas urgentes (para ser entregues imediatamente).

DESADV - Despatch advice message

Um DESADV (aviso de receção) é uma mensagem que especifica detalhes sobre bens enviados ou prontos para ser enviados com umas condições acordadas. Utiliza-se como mensagem de "aviso de remessa" (Delivery Despatch Advice) ou como "aviso de devolução" (Returns Despatch Advice). Habitualmente utiliza-se o primeiro termo para referir-se a ambos.
A intenção da mensagem é informar em detalhe sobre o conteúdo de um envio. Cada mensagem procede necessariamente de um único ponto de saída e vai dirigida a um ou vários pontos de entrega. Em quanto à quantidade, pode referir-se a diferentes tipos de bens e números. A mensagem pode ser utilizada tanto para indicar a saída dos bens a entregar como a saída de bens que se devolvem.

Permite ao recetor:

1. Saber quando foi enviado o material ou quando estará pronto para ser enviado.
2. Ter os detalhes precisos do conteúdo.
3. Dar os primeiros passos nas alfândegas se é um envio transfronteiriço.
4. Permitir o controlo entre os bens entregues e a fatura dos mesmos.

RECADV - Nota de Receção de Mercadoria - Receiving advice message

Um RECADV (confirmação de receção de mercadoria) é uma mensagem que notifica se aquilo que se recebe corresponde realmente à encomenda feita, de modo que permite a visibilidade de discrepâncias e antecipação de devoluções ou aceitações de mercadoria para agilizar o processo. Quando a mercadoria é verificada e se realiza o ajuste de discrepâncias pode-se começar a gerar a fatura com a certeza de que não terá de ser modificada.

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INVOIC - Invoice message

Um INVOIC (fatura) é a mensagem eletrónica que documenta um pagamento por bens ou serviços fornecidos com condições acordadas entre vendedor e comprador. Serve também como especificação de nota de débito ou nota de crédito. Inclui informação sobre o bem ou serviço fornecido, informação sobre os termos do pagamento, informação alfandegária se é uma transação transfronteiriça, o número da guia de remessa, o número de encomenda, etc.

GENRAL - Documento de texto livre - General purpose message

Um GENRAL (documento de texto livre) é a mensagem eletrónica utilizada para enviar, receber ou fazer constar a existência de informação útil para a gestão entre fornecedores e clientes, como pode ser conhecer os motivos de devolução de faturas ou informar sobre a abertura de novos centros notificando o fornecedor sobre os dados necessários para completar a sua posterior fatura (código EAN do centro, endereço, etc.), a sua ausência costuma implicar uma "aceitação" em quanto à validação da fatura.

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SLSRPT - Relatório de Vendas - Sales data report message

Um SLSRPT (Relatório de vendas) é uma mensagem que permite ter visibilidade das vendas que realiza cada cliente e em cada ponto de venda. É enviado desde o cliente para o fornecedor, e intercambia informação de vendas atualizada relacionando-a com os produtos ou serviços fornecidos, incluindo as correspondentes datas, períodos, identificadores do produto, preços, quantidades e destinos.

Utiliza-se para otimização logística, planificação e gestão comercial, cálculo financeiro, etc.

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INVRPT - Relatório de Inventário - Inventory report message

Um INVRPT (relatório de inventário) é uma mensagem que permite conhecer a situação da sua mercadoria nas instalações dos seus clientes. Trata-se de um documento que se envia desde o cliente para o fornecedor. Quando existe um operador logístico intermédio que armazena a mercadoria, a mensagem pode ser enviada desde este para o fornecedor.

Os benefícios deste documento podem ser aproveitados diretamente por diferentes áreas do seu negócio. 

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PRICAT - Catálogo de productos - Price/sales catalogue message

Um PRICAT (catálogo de produtos) é uma mensagem que informa sobre a lista detalhada de produtos que uma empresa oferece para venda. Esta informação é real, pelo que deve estar sempre atualizada na sua última versão para uma correta gestão. O fabricante é quem acrescenta a informação, e utiliza a mensagem para que os seus clientes tenham atualizado o catálogo, os detalhes dos produtos e conheçam os novos. O distribuidor utiliza a mensagem para cumprir com a legislação relacionada com a etiquetagem, para cálculos de encomenda e para informar os seus clientes antes da compra.

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COACSU - Relación de entregas - Commercial account summary message

O COACSU ou Lista de entregas é um documento EDI que recompila as entregas individuais que o fornecedor realiza a um ou a vários distribuidores num período de tempo determinado. A sua utilização mais comum é nas faturas, funcionando como recompilatório de um conjunto de faturas emitidas (comerciais, notas de débito, notas de crédito, retificativas, recapitulativas, etc.).

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REMADV - Aviso de pagamento - Remittance advice message

O Remittance advice message [REMADV] ou Aviso de pagamento é um documento EDI comunicado entre o comprador e o fornecedor que proporciona uma contabilidade detalhada sobre um pagamento de um bem ou serviço, numa data determinada.
Permite saber que o pagamento vai ser efetuado. Pode referir-se a uma transação ou a várias mas só poderá referir-se a uma única data de pagamento.

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Conectividade EDI

RVA - Redes de Valor Agregado

As Redes de Valor Agregado (RVA), VAN - Value Added Network, são pontos de ligação que permitem aceder a um grande número de empresas que trabalham em EDI de forma colaborativa.

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AS2

AS2 é um protocolo de intercâmbio seguro de ligação ponto a ponto.

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EDI no setor Logístico e de Transporte

A figura da transportadora no EDI e as mensagens INSDES e OSTRPT

A figura da transportadora no EDI e as mensagens INSDES e OSTRPT
Além da relação de negócio (compra-venda) entre um fornecedor e o seu cliente, uma grande parte dos projetos EDI conta com a participação de uma empresa de transportes ou de logística que envia a mercadoria até ao destino definido. Com este terceiro ator se intercambia uma informação adicional.

Centramo-nos num âmbito no qual intervém um operador logístico que atua unicamente como transportadora, para conhecer as mensagens específicas que se intercambiam neste contexto, onde destaca a “instrução” e a “situação” de remessa.

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A figura do operador logístico no EDI e o valor das mensagens INVRPT (Inventory Report) y PRICAT (Price/Sales Catalogue)

A automatização da comunicação entre uma empresa, que é fornecedora de mercadorias, e o seu operador logístico, que armazena e entrega a mercadoria, permite facilitar a relação entre ambos, o que se traduz numa relação mais próxima, mais eficiente e mais rentável.

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