O Intercâmbio Eletrónico de Dados está a transformar-se numa solução essencial para as empresas, uma vez que gera números benefícios, melhora a competitividade e aumenta a eficiência dos negócios.
São cada vez mais as empresas que exigem este tipo de serviços. Setores como o de retalho, automóvel e o dos serviços de saúde necessitam o EDI para fazer face à sua necessidade de ter um intercâmbio de documentos ágil, rápido, seguro e fiável para o correto desenvolvimento dos seus negócios.
Setores de aplicação?
Retalho
O setor do retalho, formado por supermercados, grandes lojas, perfumarias, ferragens, etc., é o que mais utiliza o Intercâmbio Eletrónico de Dados. Este setor caracteriza-se por ser muito competitivo, pelo que a melhoria da margem é essencial. A utilização do EDI no setor do retalho permite às empresas obter preços de venda finais baixos sem reduzir a sua margem, pois o tratamento eletrónico dos documentos oferece uma redução considerável dos custos que se suportam.
Automóvel
O setor automóvel é outro dos setores que já está há muito tempo a trabalhar com o EDI. De facto, a maioria do fabricantes e fornecedores de primeiro nível utilizam os serviços EDI devido ao grande valor que confere na automatização de processos e na integração da informação dos documentos nos sistemas internos das empresas.
Serviços de saúde
O setor dos serviços de saúde há anos que faz grandes esforços para se juntar a este tipo de intercâmbio. Este setor caracteriza-se pela sua heterogeneidade na cadeia de abastecimento, uma vez que nela participam muitos atores diferentes e há imensos produtos distintos. Os serviços EDI permitem que a comunicação entre os participantes dos serviços de saúde seja mais fluida, en quanto simplifica os procedimentos, assegura a confidencialidade dos pacientes e reduz os erros, que neste caso podem chegar a pôr em risco a saúde dos pacientes.
Outros setores
Podem-se destacar muitos outros setores relacionados com os setores anteriores, como por exemplo o setor dos operadores logísticos e transportes, essencial para o intercâmbio de mercadoria, ou as centrais de compras, onde além da relação com os seus fornecedores, também é necessária uma gestão ágil com os seus parceiros. Adicionalmente, existem alguns setores como o Bancário, petróleo e gás, Defesa, etc., nos quais também se utiliza o EDI ainda que em menor medida.
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Por um lado, a dimensão da sua empresa também tem influência na sua decisão. Uma empresa grande que, no seu dia a dia, troca um grande volume de documentos com uma grande
variedade de empresas, setores e países, pode ver-se muito beneficiada ao implementar o EDI. A rastreabilidade e a ligação oferecidas por se trabalhar com um serviço EDI permitem às empresas beneficiar de uma maior agilidade e eficiência nos seus departamentos, ampliando a capacidade de resposta da empresa e reduzindo os custos e o tempo gasto. Isto gera uma fonte muito valiosa de informação para a tomada de decisões empresariais.
Por outro lado, as empresas de dimensões mais reduzidas, na ânsia de se adaptarem a um mercado em constante mudança e competitivo,têm de contar com estratégias focadas para a criação de vantagens competitivas que lhes garanta uma fonte de benefícios a longo prazo. Neste sentido, a utilização do EDI, além de uma poupança económica e de papel, garante para às PME muitos outros benefícios como a automatização dos processos, a eliminação de erros e tarefas, a facilidade de consulta, a melhoria da gestão dos documentos, etc.
Finanças: Departamentos de faturação, contabilidade e tesouraria
A automatização que se gera com o intercâmbio eletrónico permite reduzir o número de tarefas a realizar, pelo que permitirá uma poupança considerável de tempo, custos e recursos. De igual modo, a rastreabilidade oferecida pelo intercâmbio eletrónico permite aos responsáveis de faturação rever as faturas de forma imediata e automatizar o processo de pagamento, pelo que se consegue um maior controlo das dívidas e contas a cobrar.
Departamento de compras
A utilização de um EDI também se aplica no departamento de compras, pois permite alcançar uma melhoria na gestão da mercadoria. O intercâmbio de documentos, como a lista de inventário, ajuda as empresas a conhecer, com maior exatidão, o seu stock e oferece uma visão em tempo real da mercadoria da empresa. Desta maneira, o EDI permite que as empresas sejam mais eficientes, uma vez que podem prever e planear os seus pedidos com maior exatidão.
Departamento comercial
O EDI oferece importantes melhorias na gestão comercial. O intercâmbio de certos documentos, tais como o relatório de vendas, ajuda a planear a produção, permite conhecer em primeira mão as vendas da equipa comercial, gerando um desenho geográfico de quem vende mais e onde é que as campanhas realizadas tiveram um maior impacto, de tal maneira que se consegue uma maior visibilidade das tendências de consumo no mercado.
Departamento tecnológico
Como é que o EDI o departamento tecnológico? A tecnologia que implica o intercâmbio eletrónico de documentos não é estática, está em contante mudança. Cada emissor e recetor tem as suas particularidades e necessidades, pelo que a adaptação é contínua. Contar com um serviço que lhe ofereça uma interface não intrusiva de integração com todos os sistemas de gestão (ERP como SAP, Dynamics, Oracle, SAGE, etc.) sem lhe implicar um problema é a melhor opção. Assim, poderá gerar o documento que quiser (encomenda, guia de remessa, contratos, faturas, movimentos bancários, etc.), no formato que quiser (faturae, edifact, ubl, PDF assinado, PDF com marcas gráficas 417, PDF personalizado por cliente, etiquetas logísticas, etc.), na versão que quiser, com assinatura eletrónica (PDF sign, XADES, etc.) ou não, com as particularidades de cada setor e de cada cliente e através do canal de comunicação que desejar (redes VAN, AS2, ftp, VPN, e-mail, Webservices, etc.) sem que daí advenha um problema. Da igual modo, após a implementação do intercâmbio eletrónico na sua empresa, a necessidade de digitalizar os documentos deixa de existir, porque os ditos documentos já são gerados e recebidos em formato digital.
variedade de empresas, setores e países pode ver-se muito beneficiada ao implementar o EDI. A rastreabilidade e a conexão que proporciona o fato de trabalhar com um serviço EDI permitem às empresas beneficiar-se de uma maior agilidade e eficiência nos seus departamentos, ampliando a capacidade de resposta da empresa e reduzindo os custos e tempos empregados. Isto gera uma fonte muito valiosa de informação para a tomada de decisões empresariais.
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