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Setores de utilização: retalho, automóvel, saúde, etc.

O Intercambio Eletrónico de Dados está a transformar-se numa solução essencial para as empresas devido a que gera uma grande quantidade de benefícios, melhora a competitividade e potencia a eficiência dos negócios.

Cada vez são mais as empresas que exigem este tipo de serviços. Setores como o de retalho, automóvel e o dos serviços de saúde necessitam o EDI para fazer face à sua necessidade de ter um intercâmbio de documentos ágil, rápido, seguro e fiável para o correto desenvolvimento dos seus negócios.

Setores de aplicação?

Retalho

O setor do retalho, formado por supermercados, grandes lojas, perfumarias, ferragens, etc., é aquele que mais utiliza o Intercâmbio Eletrónico de Dados. Este setor caracteriza-se por ser muito competitivo, pelo que é chave a melhoria da margem. A utilização do EDI no setor do retalho permite às empresas obter preços de venda finais baixos sem reduzir a sua margem, porque o tratamento eletrónico dos documentos proporciona uma redução considerável dos custos que se suportam.

Automóvel

O setor automóvel é outro dos setores que já está há muito tempo a funcionar em EDI. De fato, a maioria de fabricantes e fornecedores de primeiro nível utilizam os serviços EDI devido ao grande valor que proporcionam na automatização de processos e na integração da informação dos documentos nos sistemas internos das companhias.

Serviços de saúde

O setor dos serviços de saúde há anos que realiza grandes esforços para somar-se a este tipo de intercâmbio. Este setor caracteriza-se pela sua heterogeneidade na cadeia de abastecimento porque nela participam muitos atores diferentes e existem imensos produtos distintos. Os serviços EDI permitem que a comunicação entre os participantes dos serviços de saúde seja mais fluida, ao mesmo tempo que simplifica os procedimentos, assegura a confidencialidade dos pacientes e reduz os erros, que neste caso podem chegar a colocar em risco a saúde dos pacientes.

Outros setores

Podem-se destacar muitos outros setores relacionados com os setores anteriores como é o caso do setor dos operadores logísticos e transportes, essencial para o intercâmbio de mercadoria, ou as centrais de compras, onde além da relação com os seus fornecedores também é necessária uma gestão ágil com os seus parceiros. Adicionalmente, existem alguns setores como o Bancário, Oil&Gas, Defesa, etc., nos quais também se utiliza o EDI ainda que em menor medida.

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Utilização por departamentos

Por outra parte, o tamanho da sua empresa também influi na sua decisão. Uma empresa grande que no seu dia-a-dia intercambia um grande volume de documentos com uma grande
variedade de empresas, setores e países pode ver-se muito beneficiada ao implementar o EDI. A rastreabilidade e a conexão que proporciona o fato de trabalhar com um serviço EDI permitem às empresas beneficiar-se de uma maior agilidade e eficiência nos seus departamentos, ampliando a capacidade de resposta da empresa e reduzindo os custos e tempos empregados. Isto gera uma fonte muito valiosa de informação para a tomada de decisões empresariais.

Por outro lado, as empresas de tamanho mais reduzido, no seu afã de adaptar-se num mercado muito cambiante e competitivo necessitam contar com estratégias focadas para a criação de vantagens competitivas que lhes suponha uma fonte de benefícios a longo prazo. A utilização do EDI, neste sentido, além de uma poupança económica e de papel supõe para as PME outros muitos benefícios como a automatização dos processos, a eliminação de erros e tarefas, a facilidade de consulta, a melhoria da gestão dos documentos, etc.

Finanças: Departamentos de faturação, contabilidade e tesouraria

A automatização que se gera com o intercâmbio eletrónico permite reduzir o número de tarefas a realizar, pelo que permitirá uma poupança considerável de tempo, custos e recursos. Igualmente, a rastreabilidade que proporciona o intercâmbio eletrónico permite aos responsáveis de faturação revisar de forma imediata as faturas e automatizar o processo de pagamento pelo que se consegue um maior controlo das dívidas e contas a cobrar.

Departamento de compras

A utilização de um EDI também se aplica no departamento de compras porque permite alcançar uma melhoria na gestão da mercadoria. O intercâmbio de documentos, como a lista de inventário, ajuda as empresas a conhecer, com maior exatidão, o seu stock e proporciona uma visão em tempo real da mercadoria da empresa. Desta maneira, o EDI permite às empresas ser mais eficientes porque podem prever e planificar a sua demanda com maior exatidão.

Departamento de vendas

O EDI proporciona importantes melhorias na gestão das vendas. O intercâmbio de certos documentos, tais como o relatório de vendas, ajuda a planificar a produção, permite conhecer em primeira mão as vendas da equipa comercial e gera um desenho geográfico de quem vende mais e onde é que as campanhas realizadas tiveram um maior impacto de tal maneira que se consegue uma maior visibilidade das tendências de consumo no mercado.

Departamento tecnológico

Como afeta o EDI o departamento tecnológico? A tecnologia que implica o intercâmbio eletrónico de documentos não é estática mas sim que muda com frequência. Cada emissor e recetor tem as suas particularidades e necessidades pelo que a adaptação é contínua. Contar com um serviço que lhe proporcione uma interface não intrusiva de integração com todos os sistemas de gestão (ERP como SAP, Dynamics, Oracle, SAGE, etc.) sem que lhe suponha um problema é a melhor opção. Assim, poderá gerar o documento que quiser (encomenda, guia de remessa, contratos, faturas, movimentos bancários, etc.), no formato que quiser (faturae, edifact, ubl, PDF assinado, PDF com marcas gráficas 417, PDF personalizado por cliente, etiquetas logísticas, etc.), na versão que quiser, com assinatura eletrónica (PDF sign, XADES, etc.) ou não, com as particularidades de cada setor e de cada cliente e através do canal de comunicação que desejar (redes VAN, AS2, ftp, VPN, email, Webservices...) sem que lhe resulte um problema. Igualmente, depois da implementação do intercâmbio eletrónico na sua empresa, a necessidade de digitalizar os documentos deixa de existir porque os ditos documentos já são gerados e recebidos em formato digital.
variedade de empresas, setores e países pode ver-se muito beneficiada ao implementar o EDI. A rastreabilidade e a conexão que proporciona o fato de trabalhar com um serviço EDI permitem às empresas beneficiar-se de uma maior agilidade e eficiência nos seus departamentos, ampliando a capacidade de resposta da empresa e reduzindo os custos e tempos empregados. Isto gera uma fonte muito valiosa de informação para a tomada de decisões empresariais.

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