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O que é o EDI ou o Intercâmbio Electrónico de Dados e quais são os requisitos para trabalhar com este sistema?

O Intercâmbio Eletrónico de Dados, também conhecido como EDI, é um sistema de comunicação que permite o envio e a receção de documentos eletrónicos, num formato normalizado entre os sistemas informáticos que intervêm numa relação comercial.
O modelo de trabalho EDI implica a realização de ações comerciais sem papéis, de forma eletrónica, mediante uma estrutura específica e assente num padrão internacional.

No dia a dia de uma empresa há muita informação que deve ser trocada como consequência da sua atividade. Graças ao EDI, documentos como encomendas, guias de remessa, faturas, inventários, etc. podem ser trocados eletronicamente através de uma linguagem comum. De facto, o mundo do Intercâmbio Eletrónico de Dados evoluiu tanto nas últimas décadas que cada vez são mais os formatos, documentos, padrões e protocolos que são compatíveis neste sistema de comunicação.

A cadeia de abastecimento

O EDI teve uma grande implementação em setores nos quais a cadeia de abastecimento é essencial para a sua atividade. É por isso que, quando se fala do EDI se faz referência ao intercâmbio dos documentos imprescindíveis dentro de uma relação comercial: a encomenda, a guia de remessa, a confirmação de receção de mercadoria e a fatura.

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Um elemento na transformação digital das empresas

O dia a dia de uma empresa implica o intercâmbio de uma grande quantidade de documentos em diferentes formatos (papel e eletrónico) e canais (fax, e-mail, correio postal, etc.).

Cada departamento ou unidade na entidade tem interesse nuns documentos concretos, por exemplo, a fatura para o departamento financeiro, a guia de remessa para o armazém, a encomenda para o departamento de compras, etc.

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Melhoria na relação da sua empresa com os seus parceiros de negócio

O Intercâmbio Eletrónico de Dados não deve ser visto só como um projeto, mas também como uma estratégia a longo prazo que beneficiará a sua empresa e que lhe permitirá:

  • Melhorar a comunicação com os seus clientes e fornecedores: Aumentar a colaboração e relação com clientes e/ou fornecedores.
    Tornar mais curta a sua cadeia de abastecimento.
  • Enviar e receber informação com grande exatidão.
    Melhorar a Informação oportuna (visibilidade da procura, situação de stocks, avisos de entrega, etc.).
    Maior rapidez (diminuir o ciclo de encomenda, sincronização, etc.).
  • Melhorar o seguimento das suas transações.
    Diminuir erros e custos administrativos de tratamento da informação, assim como de custos de arquivo e extravios de documentos.
    Reduzir o capital circulante: stocks, contas a cobrar, custos dos processos de informação.

Através da utilização do EDI, a sua empresa recebe a informação dos documentos nos seus sistemas internos ou ERP onde poderá ser tratada de forma automática. Desta maneira, com a informação da nota de receção da mercadoria, saberá que deverá receber uma fatura com as quantidades efetivamente recebidas em vez das pedidas. Este processo automatizado permite recusar faturas recebidas sem necessidade de que alguém as consulte, isto é, se as quantidades efetivamente recebidas não correspondem às pedidas a fatura é recusada, informando desta situação.

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Tomada de decisões avançada

Desta maneira, a sua empresa põe de lado as limitações da multigestão de documentos e centra-se no tratamento e utilização interna da informação. O EDI, nesta fase, permitir-lhe-á conhecer, em tempo real, a quantidade de mercadoria por receber, a quantidade de produtos que deve comprar para que não faltem, etc. No que se refere ao âmbito financeiro, saberá imediatamente quantas faturas tem por pagar e cobrar, o que lhe permitirá gerir de uma forma mais ágil as suas decisões de tesouraria. De igual modo, ao saber o estado das faturas recebidas, poderá propor descontos de pronto pagamento que facilitem o seu financiamento fora dos canais creditícios tradicionais.

Internacionalização

O EDI é um padrão mundial que lhe permitirá, com uma só alteração, ser capaz de trocar documentos com os seus parceiros internacionais.

Do que se necessita para o EDI?

O EDI baseia o seu desenvolvimento em várias partes que têm maior ou menor importância em função do país de implementação. Como regra geral, é necessário ter um software/serviço que permita traduzir o padrão para a linguagem de cada entidade, fazer parte da rede global EDI mediante uma identificação inequívoca e, finalmente, utilizar o padrão EDI.

 

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