O que é e o que implica a fatura eletrónica?
A fatura em papel é um documento que faz referência a uma transação comercial entre um comprador e um vendedor. A fatura eletrónica é a versão digital das faturas tradicionais e pode ser emitida, transmitida e conservada através de meios eletrónicos.
A fatura eletrónica é definida pelos padrões e requisitos estabelecidos pela Autoridade Tributária, sendo funcional e legalmente equivalente à fatura tradicional.
Como faturar eletronicamente?
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O que é que implica a faturação eletrónica?
Dar o passo para a fatura eletrónica implica ter em conta muitos fatores. Alguns deles são evidentes e outros escondem-se num projeto que permite dinamizar a forma de gerir as faturas e potenciar um eixo da transformação digital das empresas, o intercâmbio eletrónico seguro de documentos com os seus parceiros de negócio:
1.- Adaptar-se à legislação em constante mudança
Apesar da fatura eletrónica ter o mesmo valor legal que a fatura tradicional, deve-se ter em conta que por trás dessa legalidade há sempre nuances tecnológicas (homologações, formatos, etc.), de procedimento (ativação da sua conta em, realização de testes, possibilidades de arquivo...), evolutivos (atualizações periódicas, novas exigências, etc.), entre outros.
Todas estas nuances tendem a refletir-se na legislação, o que implica estar sempre ao corrente de cada alteração da mesma e das implicações nos seus desenvolvimentos. Assim, torna-se necessário dispor de um sistema ágil que transforme a urgência para se adaptar aos requisitos em segurança e para cumprir, em termos de tempo e forma, as alterações impostas pela legislação.
2.- A mudançã do processo
A fatura é um documento dinamizador e o seu intercâmbio é imprescindível tanto para a cadeia de abastecimento, como para o departamento financeiro das empresas.
Devido à diversidade do seu interesse e necessidade segundo a área da entidade na qual se utilize, o seu tratamento eletrónico implica uma grande melhoria da gestão e dos processos empresariais.
Normalmente, nas empresas o processo de faturação envolve uma elevada carga de trabalho manual. Se falamos do envio: impressão ou compra de faturas, envelopagem, franquia, manutenção e utilização de materiais de impressão (toner, impressora, papel, entre outros…), revisão de receção e gestão de cobranças, etc.; no caso da receção: manuseamento de cartas, distribuição interna das faturas, processo de aprovação, receção de chamadas, gestão de fundos em tesouraria, gestão de pagamentos, etc.
A fatura eletrónica otimiza a gestão destas tarefas, chegando a eliminar a maioria delas.
1.-Descubra a simplicidade da fatura eletrónica
A gestão incorreta da mudançã pode prejudicar gravemente a rentabilidade do seu projeto. Contar com o aconselhamento de um especialista permitir-lhe-á resolver possíveis entraves além de ganhar rentabilidade, aproveitando a experiência de outros casos.
Conheça em detalhe como é que o nosso serviço de fatura eletrónica o/a pode ajudar.
3.-Solução tecnológica: completa, global, segurança, etc.
A fatura eletrónica está na moda e é normal que apareçam soluções no mercado por todo o lado. Algumas com preços ridículos, outras com preços exorbitantes. Não se engane, a solução tecnológica é vital para o seu negócio. Fazer uma má escolha implicará um esforço adicional significativo da sua parte.
3.1.- Servicio global y adaptable
O serviço de fatura eletrónica que escolher deve permitir contar com uma gestão global e completa no tratamento das suas faturas: emissão, receção, intercâmbio, integração e arquivo. Também deve permitir cumprir os requisitos legais exigidos, gerando uma fatura com total validade fiscal e legal.
A sua solução deve permitir enviar as suas faturas eletrónicas aos seus parceiros e que estes as recebam, independentemente do setor, mercado, dimensão de empresa ou país no qual exerçam atividade.
3.2.- Conectividade e segurança
Para que as faturas eletrónicas sejam trocadas por via eletrónica é necessário que os emissores e os recetores estejam ligados através de canais de comunicação seguros. A solução que escolher deve poder garantir-lhe a cobertura dos seus requisitos mas, ao mesmo tempo, deve criar um âmbito adaptável para cumprir as necessidades tecnológicas dos seus parceiros de negócio (fornecedores, clientes, etc.).
Muitos dos seus parceiros já terão uma solução de fatura eletrónica, mas muitos outros necessitarão de alguma alternativa. Facilitar uma solução aberta e adaptada às suas necessidades é essencial para a correta captação destes parceiros para o seu projeto.
Contar com uma solução de fatura eletrónica interoperável é essencial. Não serve de nada obrigar os seus fornecedores ou clientes a trabalhar com um único operador. A longo prazo isto irá causar-lhe mais problemas do que vantagens.
3.3.- Serviço versus Desenvolvimento: Operador de Faturação
Pensar que a fatura eletrónica é apenas um projeto tecnológico é a primeira coisa que vem à cabeça. Muitas empresas dão início ao desenvolvimento interno do seu projeto partindo desta premissa.
Antes de avançar nesta linha, é necessário conhecer que, tal como acontece noutros mercados como o das telecomunicações móveis, fixas e pela internet, cartões bancários, etc., criar na empresa a infraestrutura para suportar a implementação, a manutenção, a evolução e o desenvolvimento de uma solução implica muito mais do esperado numa primeira análise. Muitas vezes é mais fácil externalizar o serviço.
Outra alternativa é “alugar” a utilização da fatura eletrónica através de um serviço de operador de faturação. A tendência atual está focada nos serviços da nuvem ou através de SaaS “Software as a Service” (Software como Serviço), que lhe permitem tanto agilidade, como continuidade do sistema a um preço mais razoável.
1-Como decidir a implementação de um projeto de fatura eletrónica ou EDI?
Ainda que a abordagem de um projeto de Fatura eletrónica ou EDI numa empresa seja uma decisão de negócio e o seu foco parta principalmente de uma necessidade ou vontade de melhorar o departamento financeiro, administrativo, compras, etc., é sempre bom conhecer o pano de fundo da escolha tecnológica que possa cobrir esta necessidade. Todas as opções têm as suas vantagens e os seus inconvenientes....leia o artigo completo.
3.4.-Ter em conta as duas caras da fatura eletrónica: a emissão e a receção
Emitir não é o mesmo que receber faturas. Muitos serviços centram-se na emissão e esquecem-se da receção e vice-versa. O seu serviço deve contar com ferramentas que ofereçam, mediante um simples passo, uma solução completa a todo o departamento financeiro, tanto a faturação como a contabilidade, tesouraria, etc.
De igual forma, os seus parceiros devem ter alternativas que cubram as suas possíveis limitações tecnológicas para cumprir os seus requisitos de informação, gestão e segurança.
1-O seu projeto para as contas a cobrar e a pagar
Informar, formar, convencer e ajudar os seus parceiros de negócio (clientes e fornecedores) é uma tarefa difícil de suportar para muitas empresas. Apoiar-se em SERES permitir-lhe-á dar resposta direta às necessidades internas dos seus departamentos de compras e de vendas, faturação, contabilidade, tesoureira, etc., e, ao mesmo tempo, oferecer um conjunto de soluções adaptadas a cada caso.
Conheça as opções que o nosso serviço de fatura eletrónica para emissão e receção de faturas lhe oferece.
Conheça os benefícios de um projeto de emissão de faturas.
Conheça os benefícios de um projeto de receção de faturas.
4.-Valor acrescentado: rastreabilidade, integração, arquivamento, etc.
A fatura eletrónica abre a porta da sua empresa a uma melhor gestão graças a uma relação digital. Dar o passo e cumprir os requisitos e obrigações é necessário, tal como beneficiar de um conjunto de vantagens que o/a tornarão mais produtivo/a e, portanto, mais competitivo/a.
4.1.- Rastreabilidade
Com a faturação eletrónica poderá conhecer, a qualquer momento, qual é o estado das suas faturas, o que lhe ajudará a aumentar a visibilidade e o controlo que o seu negócio tem sobre as dívidas e as contas a cobrar. O acompanhamento em tempo real do estado das suas faturas faz que as relações com os seus parceiros sejam mais eficientes e que as suas previsões sejam muito mais precisas.
A rastreabilidade tem duas vertentes: a tecnológica, isto é, saber que a fatura chegou ao destinatário, e a de negócio, que permite saber se a informação contida na fatura é fiel ao serviço ou produto tratado.
4.2.- Integração
A fatura eletrónica contém informação que normalmente é gerida nos seus sistemas de gestão tanto em receção (integração) como em emissão (exportação). A imediatez de um intercâmbio eletrónico dar-lhe-á visibilidade, em tempo real, do estado das suas contas a cobrar e pagar.
Incorporar a fatura eletrónica implica adaptar os seus sistemas para gerir a informação de forma adequada. A maioria dos ERP ou software de gestão do mercado permitem uma forma simples de exportação ou importação da informação. Começar a trabalhar com a fatura eletrónica não deve ser um trauma para a sua empresa nem deve supor uma mudança na forma de atuar. A chave é a integração “não intrusiva”, através da qual a sua empresa só muda a emissão das suas faturas ao pressionar o botão de enviar ou receber.
4.3.- Arquivar e conservar
Armazenar papel tem muitas implicações, tanto de custos de arquivamento como de gestão e consulta. A fatura eletrónica elimina essa situação dado que guardar e gerir a informação em formato digital é muito mais barato e acessível. Assim, independentemente de que a legislação o obrigue, ou não, a guardar as suas faturas, a fatura eletrónica abre-lhe a porta à conservação das faturas e a esquecer-se das barreiras dos prazos.
Adicionalmente, é necessário ter em conta que quando se arquiva uma fatura assinada eletronicamente também se deve garantir tanto um período de armazenamento como alguma ferramenta de validação de assinaturas eletrónicas.
4.4.- Novo canal de comunicação
Começar a trabalhar eletronicamente de forma segura permite criar um novo canal de comunicação com os seus parceiros de negócio. Dentro deste contexto as possibilidades de intercâmbio de outros documentos eletrónicos são infinitas.
Estes documentos podem referir-se à situação atual de determinados documentos como, por exemplo, informar sobre o motivo da devolução de alguma fatura, ou de outros documentos prévios ou posteriores à fatura, tais como contratos, encomendas, ordens de pagamento, bem como de outros documentos diferentes como os relatórios de vendas, de inventário, etc.
4.5.- Automatização de processos
Quando a comunicação entre a sua empresa e os seus parceiros de negócio é eletrónica e fluida, a redução dos erros humanos no processo de faturação diminui drasticamente, o que permite, através de regras de decisão simples, devolver ou aceitar faturas automaticamente, sem intervenção humana.
4.6.- Interoperabilidade
Enviar as suas faturas é tão importante como ter a tecnologia necessária para as emitir ou integar nos seus sistemas internos. Conectar-se a todos os seus clientes e fornecedores para lhes poder enviar as faturas eletrónicas correspondentes pode parecer uma tarefa difícil, especialmente se a sua empresa conta com uma base de parceiros grande e global. Assegurar-se de que a solução que adotar lhe oferece interligão com as principais redes nacionais e internacionais e que lhe permite trabalhar com a maioria dos países do mundo é essencial para o seu negócio.
4.7.- Uma nova forma de ver o financiamento
A fatura eletrónica permite-lhe informar sobre o estado da sua fatura. Graças a ela, poderá facultar ao seu fornecedor, após a validação da fatura recebida, o acesso a “descontos pronto pagamento” que permitirão dar liquidez imediata aos seus parceiros de negócio.
Adicionalmente, ao estar consciente do estado “tempo real” das suas dívidas a curto prazo, poderá ser mais rápido nas decisões de tesouraria. Negociar com entidades de crédito sem urgência dar-lhe-á a oportunidade de aceder a melhores condições financeiras.
5.- Suporte a longo prazo. A necessidade de um aliado de confiança
Começar a utilizar a fatura eletrónica implica utilizar um sistema de faturação novo que acompanhará a sua empresa durante muito tempo. É necessário contar com uma equipa especializada que lhe proporcione apoio e atenção tanto nas situações quotidianas (a sua faturação não pode parar), como no esclarecimento de dúvidas e também melhorias que tornem os seus projetos mais rentáveis.
Os sistemas de fatura eletrónica devem ser invisíveis na sua atividade diária e dar resposta quando deles necessitar, pelo que contar com um serviço de alta disponibilidade, baseado na experiência, é essencial para não se deparar com situações drásticas na sua empresa.
SERES e a Fatura eletrónica: Pioneiros e especialistas no intercâmbio eletrónico seguro de documentos
SERES está consciente de que começar a trabalhar de forma eletrónica é um passo decisivo, mas também esconde um pouco de incerteza. Somos pioneiros em muitos países na implantação destes projetos, o que nos dá uma visão real, tangível e firme de como os abordar e aproveitar ao máximo. Dedicamos uma grande parte dos nossos benefícios exclusivamente na manutenção e inovação da nossa tecnologia, bem como na confiança e formação pessoas que já estão a implementar este tipo de projetos desde o século passado.
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