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Nosso Serviço: descubra a simplicidade

A solução de Fatura eletrónica da SERES unifica num mesmo âmbito todos os serviços e ferramentas necessários para externalizar o intercâmbio de faturas, levando a cabo, progressivamente, ao ritmo do seu negócio e ao dos seus parceiros comerciais, o trabalho de receber e enviar as suas faturas passando de papel a eletrónico.

O seu aliado na Gestão da Transformação: a fatura eletrónica não é só uma decisão tecnológica.

Os nossos serviços cobrem todas as fases do seu projeto:

Fase proyecto

1.- Fase de Definição

Apoio na definição do âmbito do seu projeto e o processo de ativação

Definir o ambiente e âmbito do seu projeto requer ajuda. Não é o mesmo um projeto de faturas de vendas (contas a cobrar) que um de faturas de compras (contas a pagar). Cada fornecedor, cliente, setor, país, etc., tem diferentes requisitos e necessidades de informação, limitações tecnológicas, formatos, sistemas, canais de comunicação, etc. Conhecer todas estas casuísticas e decidir-se pelo serviço que melhor se adapte às mesmas, marcará a diferencia entre o êxito e o fracasso.

Em alguns casos, além das particularidades de cada parceiro de negócio (clientes, fornecedores, etc.) haverá que contar com tecnologia específica para o seu projeto, como ter um certificado eletrónico (necessário para a assinatura eletrónica), dar de alta y configurar a sua conta em diferentes plataformas, etc.

O nosso serviço permitir-lhe-á ter uma visão global de todos os passos necessários e requisitos de ativação que deve cumprir.

Consultoria estratégica nos seus processos de faturação e contabilidade

Para externalizar a emissão e receção de faturas é necessário oferecer confiança, criar um estreito laço de relação. Para isso, contamos com uma equipa avançada de especialistas os quais possuem uma ampla experiência neste tipo de projetos e cujo trabalho lhe permitirá cobrir os seus requisitos e aproveitar ao máximo a nossa tecnologia.

O nosso compromisso é prestar-lhe o aconselhamento e acompanhamento necessários durante todo o processo para que se beneficie ao máximo da automatização dos seus processos de faturação e contabilidade. Ajudamos-lhe para que a transformação seja mínima e o menos intrusiva possível.

Capacidade Internacional

 

O impulso da fatura eletrónica é um movimento global. Uma solução que se adapte unicamente ao seu mercado local dificultar-lhe-á a sua relação com empresas de outros países tendo em conta a necessidade de adaptar-se aos requisitos fiscais de cada país.

A SERES conta com um serviço global e potente que lhe dá cobertura para conectar com empresas de todo o mundo de forma rápida, ágil e segura.

2.- Fase de Implementação: SOLUÇÃO TECNOLÓGICA


A SERES oferece-lhe um serviço global para a gestão das suas faturas em todas as fases do documento: emissão, receção, intercâmbio, tratamento e conservação.

SERES FacturaElectronica ServicioTIC

 Integração com os seus programas de gestão interna (ERPs)

Adaptamo-nos à informação que exporte ou integre nos seus programas informáticos (ERPs) permitindo uma integração "Não Intrusiva".
Somos independentes do ERP com o qual a sua empresa trabalha. Contamos com projetos com uma grande variedade de ERP do mercado (principais marcas -SAP, Microsoft, Oracle, SAGE, etc., como ERP setoriais, locais, desenvolvimentos próprios, etc.).

Transformamos a informação para cumprir com os requisitos do seu projeto. O serviço permite-lhe agrupar os dados para criar a fatura final ou desagrupá-los para integrar a informação nos seus programas internos de gestão, tanto no caso de um único ERP como no caso de vários.

Gestão de exceções segundo regras de negócio

O serviço permite parametrizar um conjunto de filtros, tanto semânticos, como sintáticos ou de negócio, que lhe permite automatizar a resposta segundo os requisitos do emissor e recetor ou do contexto (devolução automática de faturas se falta o código de encomenda, aceitação da fatura se as quantidades coincidem com as de aceitação da mercadoria no armazém, não envio da fatura se o identificador da empresa recetora não contém uma letra e números -NIF, etc.).

Processo de aprovação e validação contabilística de faturas

O serviço integra-se com o seu atual processo de validação de faturas ou proporciona-lhe um que lhe permite passar por diferentes departamentos ou área de gestão para a conformação ou devolução da fatura.

Cada departamento dentro da empresa contará com um âmbito no qual poderá realizar as ações necessárias a cada fatura segundo o momento da tramitação.

Seguimento de faturas: Rastreabilidade

Permite conhecer em todo o momento o estado dos seus documentos, tanto no tráfego como na resposta à gestão do documento (aceite, devolvida, pendente de pagamento, etc.)

É bidirecional, dado que lhe permite conhecer o estado tanto das faturas enviadas como das recebidas.

O nosso serviço avisar-lhe-á, de forma proativa, da receção dos documentos assim como lhe informará em tempo real sobre o estado do documento segundo este for passando pelos diferentes estados nos seus clientes.

Generación y validación de Firma electrónica

Terá todas as funcionalidades necessárias tanto para gerar a assinatura eletrónica segundo os requisitos de cada formato como para levar a cabo as validações necessárias para assegurar a integridade e autenticidade da fatura eletrónica (data de caducidade, de revogação, etc.).


O nosso serviço trabalha com os diferentes perfis de assinatura eletrónica para a sua utilização em ficheiros Edifact, PDF, XML...

Cobre a assinatura longeva X-L o que lhe permite a verificação no futuro inclusive se as fontes originais (de consulta de certificados ou das listas de revogação) já não estivessem disponíveis.

Cobre 100% da diversidade tecnológica (formatos, protocolos, etc.)

O nosso serviço permite-lhe ter uma solução para a grande diversidade de formatos internacionais, setoriais, nacionais, etc. (UBL XML, UN/EDIFACT, UN/CEFACT, ES/FATURAE, etc.), canais de comunicação (Redes VAN EDI, AS2, FTP, Webservices, etc.), métodos e perfis de assinatura eletrónica, etc.

Arquivo e custódia eletrónica

A legislação estabelece que as faturas eletrónicas devem ser armazenadas e, em caso de inspeção, facilitar o acesso completo aos dados. O nosso serviço proporciona-lhe todas as funcionalidades necessárias (descarregar em linha, impressão PDF417, etc.) para uma gestão própria das suas faturas eletrónicas tanto na sua primeira fase de gestão administrativa como no seu armazenamento histórico.

Conheça mais sobre o nosso serviço de custódia eletrónica de documentos.

Conectividade e capilaridade

A SERES conta com uma das maiores redes mundiais de negócios por usuários, volume e tipos de documentos. Formar parte dela permitir-lhe-á aceder a centenas de milhares de empresas utilizadoras ativas.

Com o nosso serviço disporá de uma Caixa de Correio Eletrónico Avançada que lhe permitirá receber e enviar documentos tanto às entidades que formam parte da nossa rede direta como a todas as redes às quais estamos conectados.

A falta de interoperabilidade é um dos entraves que mais afetam o impulso de projetos de intercâmbio eletrónico de documentos. Com o nosso serviço acelera a participação e utilização do seu projeto além de focar a sua atenção num único interlocutor, a SERES, para trabalhar com todas as outras plataformas com as quais estamos conectados (Redes/Serviço EDI, entidades bancárias, plataformas de Administrações Públicas, plataformas/soluções de fornecedores de fatura eletrónica, etc.).

Informação relevante

Caixa de Correio Eletrónico Avançada

Uma das chaves no intercâmbio eletrónico de documentos é saber para onde enviar o documento, isto é, conhecer a caixa de correio eletrónico do destinatário, assim como conhecer o tipo de informação adicional que deve ser incluída para que a caixa de correio possa direcionar internamente o seu documento de forma adequada.

A gestão de endereços eletrónicos é uma funcionalidade que lhe permite...leia o artigo completo

Opções para receber e enviar as suas faturas ao destinatário

Plataforma e-FACTURA.NET

Portal web que lhe permitirá a consulta, descarga, impressão, seguimento, supervisão, criação, modificação, etc. das suas faturas.

O serviço conta com um conjunto de perfis de utilizadores que lhe facilitará a lista e segmentação das faturas segundo os seus critérios corporativos.

Dar acesso a este serviço online aos seus clientes permitir-lhe-á oferecer-lhes todas as funcionalidades necessárias para cumprir com a legislação.

É um portal colaborativo no qual quando uma empresa acede a ele poderá receber e enviar faturas a qualquer empresa, independentemente de que seja a sua empresa a primeira com a qual trabalhe.

A plataforma é multilingue permitindo uma gestão intragrupo desde diferentes situações geográficas.

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HUB: Interligação de redes


A SERES oferece uma ampla gama de links com outras redes assim como com um conjunto de portais de fatura eletrónica.

Ligações Ponto a Ponto: AS2, Web services, etc.

A SERES liga-o ao seu cliente ou fornecedor através da tecnologia que ele lhe solicite.

Serviço Postal Virtual

É um serviço que oferece aos seus parceiros de negócio um canal eletrónico que evita a impressão e o envio postal de faturas. Está dirigido a fornecedores que não desejam grandes alterações e lhe enviam um volume pequeno de faturas.

Billing: Impresión de facturas

É o melhor aliado para poder proporcionar aos seus parceiros comerciais o canal de comunicação tradicional para o envio de faturas eletrónicas com plena validade legal e fiscal.

Permite-lhe enviar por correio postal as faturas que os seus parceiros comerciais lhe solicitem sem ter que separar este fluxo de documentos em papel dos seus processos automatizados.

Faturas eletrónicas em formato EDIFACT

O serviço de digitalização da SERES é um bom aliado para implementar um projeto global de faturas eletrónicas já que, por um lado, as faturas recebidas em papel serão tratadas pelo sistema de digitalização e, por outro, acrescentam-se as faturas que já venham em formato eletrónico. Uma transformação para cobrir 100% das possibilidades.

 

EDI: Facturas electrónicas en formato EDIFACT

O nosso serviço conta com todas as funcionalidades para intercambiar EDI onde a fatura é um documento mais entre outros como as encomendas, guias de remessa, ordens de receção de mercadorias, etc.

3.- Fase de Lançamento

 Gestão da comunidade

Um projeto de fatura eletrónica não é só pensar nas alterações internas. Enviar e receber documentos implica ter em conta os dois lados do intercâmbio. Informar, formar e assessorar o conjunto dos seus fornecedores ou clientes sobre a alteração na forma de faturação e como lhes pode afetar é uma questão essencial para rentabilizar a alteração o mais rapidamente possível.

Esta gestão requer constância, paciência e muito esforço. A SERES assume esta tarefa em coordenação com a sua equipa para que os seus parceiros recebam assessoramento personalizado, informação e um conjunto de opções, segundo o seu nível de conhecimento e desenvolvimento tecnológico, para que aproveitem ao máximo a transformação.

O seu projeto não partirá de zero. Além da ativação imediata dos parceiros que já estão operativos nos nossos serviços, poderá contar com um serviço de captação cruzada, através do qual aproveitará as sinergias com outros projetos para migrar os seus clientes e fornecedores para uma gestão eletrónica avançada.

Equipa de lançamento e apoio

Durante o período inicial de implementação do serviço contará com um chefe de projeto que o guiará nos testes para o lançamento em produção e coordenará as ações com a sua equipa.

4.- Fase Evolução

Sustentabilidade: Segurança a curto e longo prazo

A SERES proporciona-lhe um serviço de alta disponibilidade e segurança, essencial para este tipo de serviços dado que nas suas faturas há informação sensível, vital para o seu negócio e para a relação com o seu cliente ou fornecedor. Deixá-la nas mãos da inexperiência pode ocasionar-lhe uma despesa considerável e, inclusive, converter o seu projeto numa dor de cabeça.

As alterações legislativas e as necessidades pontuais fazem com que este tipo de projetos requeiram uma manutenção continua. A SERES desenvolve a sua própria tecnologia na qual a fatura eletrónica é um dos eixos principais da nossa atividade para estar ao corrente dos requisitos normativos além de ser ágeis nas adaptações do seu dia-a-dia. Convertemo-nos no seu parceiro de confiança para oferecer um serviço sustentável no tempo.

Soporte técnico avançado

O nosso serviço ajuda a sua empresa na gestão do dia-a-dia. Somos conscientes da importância que tem o seu processo de faturação e, por isso, estamos à sua disposição para dar resposta às suas necessidades e dúvidas.

O nosso suporte responder-lhe-á no idioma com o qual você se sinta mais cómodo. Contamos com uma amplia equipa distribuída pelos nossos escritórios de todo o mundo que lhe proporcionarão uma atenção de proximidade e imediata, além de uma resposta global às suas necessidades.

Poderá eleger entre um conjunto de níveis diferentes de atenção (inhouse, 24h, pessoal, etc.). Adaptamo-nos à sua empresa.


O seu projeto em funcionamento

Tanto porque lhe solicitem trabalhar com fatura eletrónica como porque queira implementar ou ampliar o seu projeto, o nosso serviço permitir-lhe-á proporcionar um valor diferencial para obter o máximo proveito de uma alteração que tornará a sua empresa mais produtiva e competitiva.


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