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Cuidado com as "Regras de negócio" na receção de documentos eletrónicos

No âmbito da gestão de um documento recebido há muito mais além da informação que contém em si mesmo. Comparar a gestão de uma fatura em papel com uma eletrónica permite-nos ver como as "regras de negócio" se aplicam sobre uma lógica que geralmente está fora de qualquer sistema informático. Estamos a falar do trabalho que fazem os gestores de uma fatura que, através da simples interpretação do conteúdo da mesma, podem conhecer qual o departamento que deve levar a cabo a sua tramitação ou a quem deveria contactar para obter a informação da sua gestão.

Quando nos movemos num âmbito eletrónico, esta lógica "humana" adicionada tende a reduzir-se à mínima expressão. Mas o que fazer para que um documento eletrónico contenha toda a informação que uma pessoa acrescenta pela sua experiência, razoamento ou lógica? A resposta são as regras de negócio.

Quando passamos para uma gestão eletrónica de documentos uma das variáveis que habitualmente desvirtuam esta solução é o formato que vamos utilizar para organizar a informação. Não estamos a falar dos formatos "human easy view" como o PDF, JPEG, TIFF, PNB, etc., mas sim de formatos estruturados ou "machine easy use" que, graças à sua organização certeira do conteúdo, os programas possam saber onde buscar para encontrar a informação dentro do ficheiro.

Mas o formato é só a ponta do iceberg. De fato, na maioria dos casos, a decisão de qual eleger é feita pelo seu âmbito. Se você é um fornecedor ou um cliente no setor do retalho de certeza que terá ouvido falar do formato UN/EDIFACT; se trabalha em Espanha com a Administração conhecerá o ES/FATURAE, e assim um longo et cetera de formatos e versões. Mas o que é que define qual é a informação que deve ser completada no ficheiro que vai enviar ou receber? A informação que requer a lógica de negócio entre o emissor e o recetor.

Esta lógica de negócio muitas vezes está vinculada a uma obrigação legal ou normativa que indica que informação é imprescindível completar. Por exemplo, nas faturas o seu número, imposto, quantidades, etc.

Mas a informação que realmente é mais imprescindível é aquela que um humano acrescenta à sua gestão tradicional e que permite a sua correta tramitação interna. Alguns exemplos são: incluir o código do departamento ou unidade ao qual a fatura vai dirigida, quem paga a fatura, o número de encomenda e/ou guia de remessa que faz referência ao bem ou serviço recebido e que é faturado, como vai completada uma palete, etc.

Ainda que o primeiro passo numa gestão automática de faturas recebidas é habitualmente definir um formato e um canal de envio, o segundo costuma ser automatizar a gestão e é aí onde as regras de negócios devem ser incluídas. Que necessidade há de cotejar uma encomenda com uma fatura se uma máquina pode fazer isso automaticamente? Este é o primeiro benefício que se obtém ao incluir as regras de negócio no intercâmbio eletrónico de documentos. O primeiro passo para uma gestão eficiente que realmente nos torna mais competitivos.

As boas práticas em empresas que automatizaram a sua gestão eletrónica indicam que publicar os guias com a informação específica necessária é imprescindível para os seus fornecedores ou clientes, porque acelera o ritmo de incorporação dos mesmos no projeto e, portanto, acelera o retorno do investimento (ROI).