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Contas a pagar: Facturas recebidas


A gestão das faturas recebidas é frequentemente um processo complexo, principalmente nas grandes empresas, ou improdutivo, no caso de pequenas empresas.

O processo de aprovação das faturas junto com a gestão do pagamento requer a participação de diferentes áreas da empresa. A fatura eletrónica facilita esta gestão dado que permite criar um âmbito compartido no qual os diferentes departamentos e pessoas podem avançar no processo de aprovação das faturas que lhe afetem.

De igual maneira, permite simplificar e agilizar o processo de pagamento e ter uma visão global das suas dívidas sem necessidade de chegar à fase final do pagamento com urgência.

Redução de custos

Baseando-nos em diversos estudos apurámos que a redução de custos pela utilização da fatura eletrónica em comparação com a de papel é de 65%.

Esta percentagem baseia-se na redução drástica da introdução dos dados nos sistemas de informação, no arquivamento e conservação dos documentos e na validação e correspondência entre os mesmos.

Adicionalmente e em menor medida, também se deve ter em conta a redução paulatina na gestão de disputas e melhorias na gestão do pagamento e a tesouraria.

Otimização de processos e melhorias na gestão

A automatização que pressupõe a utilização da fatura eletrónica oferece uma simplificação e racionalização dos processos financeiros chave, com o qual as empresas podem aumentar a sua agilidade financeira bem como o seu controlo, reduzem custos e melhoram a gestão dos fluxos de caixa.

Assim, com a fatura eletrónica consegue-se uma colaboração estreita entre finanças, contas a pagar, compras, tesouraria e contabilidade que permite um encurtamento da cadeia de abastecimento financeira transformando-a numa ferramenta útil para o financiamento e pagamentos.

Cumprir com a obrigatoriedade ou com um requisito de um parceiro

Ainda que a obrigatoriedade de trabalhar com fatura eletrónica recaí habitualmente no emissor da fatura, cada vez é mais evidente a alta rentabilidade que oferece implementar um projeto de receção de faturas em forma eletrónica.

Aproveitar a sinergia entre a obrigatoriedade de utilizar a fatura eletrónica dos seus clientes com o projeto deles permitir-lhe-á avançar mais rapidamente com o seu próprio projeto.

Outros motivos

Informação nos sistemas sem erros e feedback imediato: Mecanizar as faturas recebidas nos seus sistemas normalmente leva a cometer erros. Com a fatura eletrónica a informação flui entre o emissor e o recetor sem variação. De igual maneira, a empresa pode criar as regras necessárias para filtrar quais as faturas que devem ser tratadas e evitar a gestão de faturas erróneas para o seu tratamento interno.

Oferecer serviços de financiamento simples a fornecedores: Facilita o acesso dos seus fornecedores ao financiamento proporcionando uma maior capacidade de negociação através de descontos “pronto pagamento”, com a conseguinte melhoria na margem da operação.

Meio ambiente: Trabalhar em formato eletrónico permite reduzir o impacto ambiental ao reduzir a produção e utilização do papel. Por exemplo, estima-se que para um envio de 2.000 faturas por mês se evita o abate de cerca de 4 árvores e a redução de 0,72 Tm de emissões de CO2.

Melhoria da imagem corporativa: A transformação digital é uma tendência tecnológica no mundo e a fatura eletrónica faz parte dela. A sua marca estará relacionada com uma iniciativa que proporciona modernidade.

Benefícios futuros: A fatura eletrónica é a ponta do iceberg de uma grande transformação. Trabalhar com ela permitir-lhe-á aceder a novos serviços, por agora impensáveis, de uma forma mais ágil e rápida.

Disposto a avançar para a fatura eletrónica?

Conheça como o nosso serviço de faturas eletrónicas lhe permite aproveitar ao máximo o seu projeto

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