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O seu novo processo de gestão de faturas é realmente eletrónico?

A diversidade de fornecedores e clientes, dimensão da sua organização, a capacidade tecnológica ou a mudança delocal, bem como o número de pontos de faturação e contabilização existentes, fazem da gestão das faturas uma realidade complicada para as empresas que, cada vez mais, se vêm obrigadas ou empurradas a cumprir as maiores exigências e conviver com diferentes variedades.

Após as recentes alterações legislativas na Europa e na América Latina em matéria de faturação eletrónica, o número de entidades que decidiram dar o salto para a faturação digital aumentou, mas, por outro lado, outras decidiram manter o papel devido às características de muitos dos seus clientes. Outras, que não tinham previsto mudar, foram empurradas para uma gestão parcialmente eletrónica por pressão legislativa ou a pedido dos seus clientes ou fornecedores.

A necessidade desta adaptação a ambientes tão heterogéneos e em contínua transformação fez com que um modelo híbrido de gestão se tenha instituído como predominante entre as empresas, no qual se distinguem distintos modelos de gestão, emissão e receção combinando de forma diferente processos automáticos, semiautomáticos e manuais.

Com o crescimento da utilização da fatura eletrónica surgem algumas questões, como por exemplo as seguintes:
1. Como é que este desafio afeta as empresas e entidades públicas e como é que estas estão a reagir?
2. As faturas são realmente geridas de forma eletrónica e automatizada?
3. Ou será que as enviamos ou recebemos em formato eletrónico mas imprimimos, gerimos, digitalizamos e arquivamos essas faturas pela via tradicional?

Para analisar a situação é necessário separar o processo de faturação do processo de tratamento das faturas recebidas.
As empresas não são as únicas; esta realidade também afeta as Administrações Públicas, que são grandes recetoras de faturas.

Análise para o Departamento de Faturação: Emissão e gestão de faturas a clientes
No quadro mais abaixo vemos a divisão do processo de faturação em duas partes. Por um lado, a produção da fatura internamente e por outro a emissão da fatura aos clientes. Na sequência dessa análise depramo-nos com 3 casos significativos.

Análise para o Departamento de Faturação: Emissão e gestão de faturas a clientes

No quadro mais abaixo vemos a divisão do processo de faturação em duas partes. Por um lado, a produção da fatura internamente e por outro a emissão da fatura aos clientes. Na sequência dessa análise encontramo-nos com 3 casos significativos.

  EMITEM GEREM
PASIVAS x x
HÍBRIDAS x
ATIVAS

x papel / ✓ electrónico

 

  Explicação Resultado
PASSIVAS

Emissão em papel

Gestão em papel

Não tiveram um pedido específico de nenhum cliente para trabalhar com fatura eletrónica. Nalguns casos substituem a emissão em papel através de envios de faturas por correio eletrónico.

O aumento do volume de faturas implica incremento de custos de gestão.
Quando um cliente lhe solicita fatura eletrónica avançada, faz com que efetue-lhe uma alteração precipitada e mais dispendiosa na sua forma de trabalhar.

HÍBRIDAS

Emissão eletrónica
Gestão em papel

Foram forçados a emitir fatura eletrónica avançada para uma parte dos seus clientes. Mantêm a emissão em papel com os restantes.

O esforço triplica-se: por um lado para ter uma solução avançada, por outro, para ter formação e para continuar com o papel. Os benefícios da FE diluem-se pelo esforço realizado.
ATIVAS

Emissão eletrónica
Gestão eletrónica

Contam com um sistema de gestão eletrónica integral.
Em função do nível tecnológico dos seus clientes o envio em papel tende a ser residual ou, caso contrário, é assumido pelo serviço contratado pelo seu operador de fatura eletrónica.

Quando se conhece o estado das faturas de forma automática pode-se conhecer a dívida a curto prazo em tempo real facilitando a tomada de decisões de tesouraria. 
Facilita o acesso a outras possibilidades de financiamento, tais como descontos por pronto pagamento, confirming, factoring, etc.

 

Análise para o Departamento de Contabilidade: Receção e gestão de faturas de fornecedores

  RECEBEM GEREM
PASSIVAS x x
HÍBRIDAS
Recetoras
x
HÍBRIDAS
Não recetoras
x
ATIVAS
Com limitações
(✓)
ATIVAS

x papel / ✓ electrónico

  Explicação Resultado
PASSIVAS

Emisión en papel
Gestión en papel

É o método tradicional de funcionamento. Há uma série de recursos (humanos, de tempo e económicos) que se assumem como normais destinados à receção e gestão de faturas. Quanto maior for o volume de faturas, maior será o volume de recursos dedicados.

Altos custos suportados com a gestão tradicional. Requer importantes recursos para a receção física e para o processo de aprovação interno.
O aumento de volume de faturas implica incremento de custos de gestão.

HÍBRIDAS

Emissão eletrónica
Gestão em papel
(imprimem)

São capazes de receber faturas eletrónicas mas imprimem-nas para a sua gestão em papel.
O volume de faturas recebidas é a variável que determina que haja uma mudança para uma gestão eletrónica.

Altos custos pela gestão tradicional somados aos custos derivados da tradução para papel dos documentos recebidos eletronicamente.
Um aumento de receção eletrónica vai produzir um aumento de esforço e de recursos dedicados.

HÍBRIDAS

Emisión en papel
Gestión electrónica
(digitalización)

Su objetivo es reducir los costes de la gestión.
Descuidan la recepción electrónica por lo que sus proveedores continúan con sus envíos en papel. Para transformar de papel a electrónico digitalizan.
No están preparadas para recibir electrónicamente de un proveedor cuando éste se lo solicite.

O investimento em soluções de digitalização é dispendioso a longo prazo e caso o volume de documentos aumentar.
Há melhoria nos procedimentos internos, mas os custos podem tornar o projeto inviável.
Quando um cliente importante lhe solicita fatura eletrónica deve reinvestir noutras soluções.

ATIVAS

com limitações

Com o objetivo de reduzir custos de gestão, criam um portal de fornecedores, obrigando-os a registar-se nele (e ao dos outros clientes que tenham) para efetuar o envio das suas faturas.
Quando um fornecedor pede para enviar em formato eletrónico através de um canal estandardizado e outro, não, não está preparada.

Cria-se uma relação incómoda com os fornecedores, já que para poupar internamente vêem-se obrigados a fazer maiores esforços.
Aumentam os custos de manutenção e assistência aos fornecedores do portal (24h x 7).

ATIVAS

Emissão eletrónica

Gestão eletrónica

As faturas recebidas integram-se automaticamente. O processo de validação é mais rápido. Diminui a carga de trabalho do Departamento de faturação. Cumprem a legislação e beneficiam dela. Melhoram a sua relação com o fornecedor.

Agiliza-se a gestão de pagamentos, reduz-se a acumulação de dívida, melhora-se a relação com o cliente.
Aumentam as vantagens por valorização da empresa: auditoria e rating. Facilita o acesso ao financiamento. Um aumento de volume de faturação não faz disparar os custos internos.


Transformação digital

A transformação digital é uma estratégia essencial para os próximos anos. Por um lado, permite-nos ser mais eficientes aumentando a nossa competitividade mas, por outro, é um grande desafio, dado que a sua falta de implementação pode implicar grandes perdas. O melhor exemplo é o caso dos telemóveis com o aparecimento da Apple e do Google e o desaparecimento de empresas como a Nokia ou as quedas da HTC ou Motorola.
A gestão das faturas é um processo rotineiro e improdutivo que confere pouco valor ao negócio corporativo. A chave está em mudar este processo dispendioso por outro que confira valor e que permita destacar-se da concorrência.

Quando uma empresa toma consciência das vantagens da incorporação dos serviços digitais nos seus processos, como é o caso da gestão de faturas, está no bom caminho para explorar os seguintes passos e, por conseguiente, para conhecer o verdadeiro pano de fundo dessa transformação.

Um dos elementos da transformação digital é a automatização.

O processo de aprovação de faturas é, normalmente, um dos primeiros passos para se mais eficiente. Porém, não deixa de ser uma simulação daquilo que se faz de forma manual. Esta tarefa implica a participação de diferentes unidades ou departamentos na empresa, o que a tornam mais renitente à mudança. Chegar à automatização do processo de gestão de faturas recebidas implica um maior controlo da informação corporativa e a criação de um canal de informação fluido com os parceiros de negócio. 

Para o efeito, é necessário facultar o acesso do empregado a esta informação de forma simples (tablets, telemóveis, etc.) e que os sistemas incorporem informação automaticamente, que a processem e tomem decisões, como pode ser o caso de aceitar uma fatura automaticamente ao comprovar que a informação nela contida corresponde ao que foi recebido no armazém. Desta forma, con centra-se o esforço nos casos problemáticos e dá-se fluidez às outras faturas.

A informação facilitada por estes processos permite um conhecimento em tempo real do estado de contas a pagar e cobrar, bem como uma análise avançada através de ferramentas de business intelligence do processo de tramitação e dos dados contidos nas faturas. Toda esta informação proporciona um elemento diferencial para a tomada de decisões, essencial para a Direção Geral e Financeira.

Um projeto de fatura eletrónica deve incorporar tanto a emissão e receção de documentos com os seus parceiros de negócio como a sua gestão interna. A gestão eletrónica integral dos dois processos permite, por um, um rápido ROI porque minimiza as ineficiências do papel e maximiza as poupanças em termos de automatização e, por outro lado, uma grande vantagem porque confere valor à empresa na tomada de decisões.