O seu novo processo de gestão de faturas é realmente eletrónico?
A diversidade de fornecedores e clientes, dimensão da sua organização, a capacidade tecnológica ou a mudança delocal, bem como o número de pontos de faturação e contabilização existentes, fazem da gestão das faturas uma realidade complicada para as empresas que, cada vez mais, se vêm obrigadas ou empurradas a cumprir as maiores exigências e conviver com diferentes variedades.
Após as recentes alterações legislativas na Europa e na América Latina em matéria de faturação eletrónica, o número de entidades que decidiram dar o salto para a faturação digital aumentou, mas, por outro lado, outras decidiram manter o papel devido às características de muitos dos seus clientes. Outras, que não tinham previsto mudar, foram empurradas para uma gestão parcialmente eletrónica por pressão legislativa ou a pedido dos seus clientes ou fornecedores.
A necessidade desta adaptação a ambientes tão heterogéneos e em contínua transformação fez com que um modelo híbrido de gestão se tenha instituído como predominante entre as empresas, no qual se distinguem distintos modelos de gestão, emissão e receção combinando de forma diferente processos automáticos, semiautomáticos e manuais.
Com o crescimento da utilização da fatura eletrónica surgem algumas questões, como por exemplo as seguintes:
1. Como é que este desafio afeta as empresas e entidades públicas e como é que estas estão a reagir?
2. As faturas são realmente geridas de forma eletrónica e automatizada?
3. Ou será que as enviamos ou recebemos em formato eletrónico mas imprimimos, gerimos, digitalizamos e arquivamos essas faturas pela via tradicional?
Para analisar a situação é necessário separar o processo de faturação do processo de tratamento das faturas recebidas.
As empresas não são as únicas; esta realidade também afeta as Administrações Públicas, que são grandes recetoras de faturas.
Análise para o Departamento de Faturação: Emissão e gestão de faturas a clientes
No quadro mais abaixo vemos a divisão do processo de faturação em duas partes. Por um lado, a produção da fatura internamente e por outro a emissão da fatura aos clientes. Na sequência dessa análise depramo-nos com 3 casos significativos.
Análise para o Departamento de Faturação: Emissão e gestão de faturas a clientes
No quadro mais abaixo vemos a divisão do processo de faturação em duas partes. Por um lado, a produção da fatura internamente e por outro a emissão da fatura aos clientes. Na sequência dessa análise encontramo-nos com 3 casos significativos.
| EMITEM | GEREM | |
| PASIVAS | x | x |
| HÍBRIDAS | ✓ | x |
| ATIVAS | ✓ | ✓ |
x papel / ✓ electrónico
| Explicação | Resultado | |
| PASSIVAS
Emissão em papel Gestão em papel |
Não tiveram um pedido específico de nenhum cliente para trabalhar com fatura eletrónica. Nalguns casos substituem a emissão em papel através de envios de faturas por correio eletrónico. |
O aumento do volume de faturas implica incremento de custos de gestão. |
| HÍBRIDAS
Emissão eletrónica |
Foram forçados a emitir fatura eletrónica avançada para uma parte dos seus clientes. Mantêm a emissão em papel com os restantes. |
O esforço triplica-se: por um lado para ter uma solução avançada, por outro, para ter formação e para continuar com o papel. Os benefícios da FE diluem-se pelo esforço realizado. |
| ATIVAS
Emissão eletrónica |
Contam com um sistema de gestão eletrónica integral. |
Quando se conhece o estado das faturas de forma automática pode-se conhecer a dívida a curto prazo em tempo real facilitando a tomada de decisões de tesouraria. |
Análise para o Departamento de Contabilidade: Receção e gestão de faturas de fornecedores
| RECEBEM | GEREM | |
| PASSIVAS | x | x |
| HÍBRIDAS Recetoras |
✓ | x |
| HÍBRIDAS Não recetoras |
x | ✓ |
| ATIVAS Com limitações |
(✓) | ✓ |
| ATIVAS | ✓ | ✓ |
x papel / ✓ electrónico
| Explicação | Resultado | |
| PASSIVAS
Emisión en papel |
É o método tradicional de funcionamento. Há uma série de recursos (humanos, de tempo e económicos) que se assumem como normais destinados à receção e gestão de faturas. Quanto maior for o volume de faturas, maior será o volume de recursos dedicados. |
Altos custos suportados com a gestão tradicional. Requer importantes recursos para a receção física e para o processo de aprovação interno. |
| HÍBRIDAS
Emissão eletrónica |
São capazes de receber faturas eletrónicas mas imprimem-nas para a sua gestão em papel. |
Altos custos pela gestão tradicional somados aos custos derivados da tradução para papel dos documentos recebidos eletronicamente. |
| HÍBRIDAS
Emisión en papel |
Su objetivo es reducir los costes de la gestión. |
O investimento em soluções de digitalização é dispendioso a longo prazo e caso o volume de documentos aumentar. |
| ATIVAS
com limitações |
Com o objetivo de reduzir custos de gestão, criam um portal de fornecedores, obrigando-os a registar-se nele (e ao dos outros clientes que tenham) para efetuar o envio das suas faturas. |
Cria-se uma relação incómoda com os fornecedores, já que para poupar internamente vêem-se obrigados a fazer maiores esforços. |
| ATIVAS
Emissão eletrónica Gestão eletrónica |
As faturas recebidas integram-se automaticamente. O processo de validação é mais rápido. Diminui a carga de trabalho do Departamento de faturação. Cumprem a legislação e beneficiam dela. Melhoram a sua relação com o fornecedor. |
Agiliza-se a gestão de pagamentos, reduz-se a acumulação de dívida, melhora-se a relação com o cliente. |
Transformação digital
A transformação digital é uma estratégia essencial para os próximos anos. Por um lado, permite-nos ser mais eficientes aumentando a nossa competitividade mas, por outro, é um grande desafio, dado que a sua falta de implementação pode implicar grandes perdas. O melhor exemplo é o caso dos telemóveis com o aparecimento da Apple e do Google e o desaparecimento de empresas como a Nokia ou as quedas da HTC ou Motorola.
A gestão das faturas é um processo rotineiro e improdutivo que confere pouco valor ao negócio corporativo. A chave está em mudar este processo dispendioso por outro que confira valor e que permita destacar-se da concorrência.
Quando uma empresa toma consciência das vantagens da incorporação dos serviços digitais nos seus processos, como é o caso da gestão de faturas, está no bom caminho para explorar os seguintes passos e, por conseguiente, para conhecer o verdadeiro pano de fundo dessa transformação.
Um dos elementos da transformação digital é a automatização.
O processo de aprovação de faturas é, normalmente, um dos primeiros passos para se mais eficiente. Porém, não deixa de ser uma simulação daquilo que se faz de forma manual. Esta tarefa implica a participação de diferentes unidades ou departamentos na empresa, o que a tornam mais renitente à mudança. Chegar à automatização do processo de gestão de faturas recebidas implica um maior controlo da informação corporativa e a criação de um canal de informação fluido com os parceiros de negócio.
Para o efeito, é necessário facultar o acesso do empregado a esta informação de forma simples (tablets, telemóveis, etc.) e que os sistemas incorporem informação automaticamente, que a processem e tomem decisões, como pode ser o caso de aceitar uma fatura automaticamente ao comprovar que a informação nela contida corresponde ao que foi recebido no armazém. Desta forma, con centra-se o esforço nos casos problemáticos e dá-se fluidez às outras faturas.
A informação facilitada por estes processos permite um conhecimento em tempo real do estado de contas a pagar e cobrar, bem como uma análise avançada através de ferramentas de business intelligence do processo de tramitação e dos dados contidos nas faturas. Toda esta informação proporciona um elemento diferencial para a tomada de decisões, essencial para a Direção Geral e Financeira.
Um projeto de fatura eletrónica deve incorporar tanto a emissão e receção de documentos com os seus parceiros de negócio como a sua gestão interna. A gestão eletrónica integral dos dois processos permite, por um, um rápido ROI porque minimiza as ineficiências do papel e maximiza as poupanças em termos de automatização e, por outro lado, uma grande vantagem porque confere valor à empresa na tomada de decisões.
