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Contas a cobrar: Facturas enviadas


Na maioria das empresas, a emissão de faturas é uma tarefa tediosa relacionada com a recopilação da informação para faturar que principalmente se acumula nos programas de gestão ou ERP da companhia ou, no nível mais básico, em diferentes documentos informáticos (Excel, Word, etc.).

Depois da criação da informação das faturas através do ERP da empresa, procede-se à impressão, manipulação, envelopamento e franqueio. Todas estas tarefas, junto com o envio postal, não costumam estar atribuídas a despesas determinadas da empresa, pelo que passam despercebidas ou são assumidas pela empresa como despesas gerais ou não definidas.

Diminuição de custos

Baseando-nos em diversos estudos (consulte os nossos estudos de mercado) podemos mostrar que a poupança por fatura eletrónica em comparação com a de papel é de 67%.

Esta percentagem está baseada na redução drástica da manipulação do papel e a redução do arquivo físico.

Adicionalmente, ainda que em menor medida, devemos ter em conta a redução paulatina na gestão da lista das faturas a receber e as melhorias na gestão de Tesouraria.

Otimização de processos e melhorias na gestão

A fatura eletrónica desempenha um papel importante na ajuda aos profissionais de finanças porque lhes proporciona maior visibilidade e controlo sobre as contas a cobrar da empresa, dado que lhes permite conhecer o estado das contas e a previsão da sua cobrança a diário.

O intercâmbio eletrónico seguro das faturas permite a automatização e integração da informação dos sistemas internos do seu negócio, oferecendo rastreabilidade e seguimento sobre as ações de cobrança a clientes e permitindo reduzir tanto as dívidas incobráveis como o período médio de cobrança.

A automatização destes processos permite às empresas beneficiar-se de um maior controlo da tesouraria e uma otimização do seu sistema de faturação, reduzindo o risco de falta de pagamento dos clientes. Todo isso melhora a situação financeira da sua empresa, porque assegura o numerário que necessita para as suas atividades e para o seu próprio crescimento.

Cumprir com a obrigatoriedade ou com um requisito de um parceiro

As empresas encontram-se, cada vez com mais frequência, com uma obrigação legal de emitir faturas eletrónicas. De fato, desde o dia 15 de janeiro de 2015 é obrigatório faturar eletronicamente em Espanha para todos os fornecedores do Estado e para determinados setores de atividade

Também pode ser necessário emitir fatura eletronicamente quando uma empresa opera para um setor que a requer, como pode ser o de retalho ou o automóvel, no qual qualquer fornecedor necessitará trabalhar com diversos documentos eletrónicos e adaptar-se aos padrões que o setor exige obrigatoriamente.

A fatura eletrónica é uma tendência global pelo que cada vez será mais comum trabalhar com ela. Aquele que dê o primeiro passo será aquele com mais possibilidades de definir os seus requisitos aos seus parceiros de negócio.

Outros motivos

Novo canal de comunicação: Esse novo canal de comunicação com os seus parceiros pode ser utilizado para enviar outro tipo de documentos como contratos, guias de remessa, encomendas, etc. 

Meio ambiente: Trabalhar em formato eletrónico permite reduzir o impacto sobre o meio ambiente porque reduz a produção e utilização do papel. Por exemplo, estima-se que para um envio de 2.000 faturas por mês se evita o abate de cerca de 4 árvores e a redução de 0,72 Tm de emissões de CO2.
Melhoria da imagem corporativa: A transformação digital é uma tendência tecnológica no mundo e a fatura eletrónica faz parte dela. A sua marca estará relacionada com uma iniciativa que proporciona modernidade.

Melhoria da imagem corporativa: A transformação digital é uma tendência tecnológica no mundo e a fatura eletrónica faz parte dela. A sua marca estará relacionada com uma iniciativa que proporciona modernidade.

Benefícios futuros: A fatura eletrónica é a ponta do iceberg de uma grande transformação. Trabalhar com ela permitir-lhe-á aceder a novos serviços, por agora impensáveis, de uma forma mais ágil e rápida.

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Saiba como o nosso serviço de faturas eletrónicas lhe permite aproveitar ao máximo o seu projeto.


Links de interesse

O seu novo processo de gestão de faturas é realmente eletrónico?

A diversidade de fornecedores e clientes, o tamanho da sua organização, a capacidade tecnológica ou a deslocalização e número de pontos de faturação e contabilização existentes, fazem da gestão das faturas uma realidade complicada para as empresas que, cada vez mais, se vêm obrigadas ou empurradas a cumprir com maiores exigências e conviver com diferentes variedades.
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