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Digitalização de documentos - Digitalização OCR/ICR

A digitalização de documentos é o melhor aliado para tratar o papel num projeto de gestão eletrónica de documentos.

Normalmente, a digitalização de documentos é considerada como um processo pelo qual se translada a informação de um documento em papel para um âmbito eletrónico.

O serviço de digitalização da SERES está baseado na tecnologia inteligente, de ponta e em contínua evolução de La Poste, serviço de correios de França, que é um dos principais atores franceses nas áreas de reconhecimento de escrita e leitura de todo o tipo de documentos (estruturados, semiestruturados e não estruturados). Esta tecnologia está a ser utilizada para o reconhecimento dos endereços postais no seu serviço de envio postal, o qual cobre, inclusive, a escrita manuscrita.

O serviço permite-lhe externalizar as tarefas de digitalização (esquecem-se das tarefas de digitalização e supervisão), cobre todos os recursos técnicos necessários para adequar-se às

suas necessidades e volume de documentos permitindo despreocupar-se do arquivo de documentos em papel graças à centralização da gestão e consulta num âmbito online com capacidade de acesso remoto e independentemente do formato de origem do documento.

Permite-lhe integrar a informação nos seus sistemas de gestão de forma não intrusiva e sem erros permitindo que o seu departamento de contabilidade, compras, jurídico, etc. dedique mais tempo a tarefas mais produtivas que a de mecanizar dados. De igual maneira, melhora a qualidade da informação e a redução de incidências relacionadas com os erros manuais.

O incremento do intercâmbio de documentos em formato PDF ampliou a utilização da digitalização também para aqueles casos nos que o documento recebido é um ficheiro. Para tratar a informação contida nestes documentos é necessário um processo de digitalização, reconhecimento ótico de carateres (OCR/ICR) e validação da informação pelo supervisor do processo.

O serviço de digitalização da SERES permite-lhe entre outras coisas:

Reduzir o espaço dos documentos armazenados em papel e trasladá-los para um âmbito na nuvem "e-ARQUIVO" que permita o acesso remoto (online).

Gerir eletronicamente os documentos em papel, sem necessidade de que os seus fornecedores tenham que realizar adaptações ou alterações.

Esquecer-se das faturas em papel graças ao Serviço de Digitalização.

Entre as funcionalidades mais destacadas do serviço de digitalização da SERES estão:

A criação automática de modelos que facilitam a validação de dados e a redução de erros.

A seleção do encarregado de validar os dados de um documento (tanto se é Seres como a própria empresa).

A implementação de um serviço misto que elimine a emissão de novos documentos em papel (reduzindo os custos de manipulação, franqueamento, impressão e envio), mas que permita a receção do papel, integrando-os diretamente no seu ERP.

A possibilidade tanto da modalidade in-house (instalada na sua própria empresa) como da modalidade nuvem (serviço na nuvem de acesso remoto).

O nosso serviço de digitalização é um bom aliado para implementar um projeto global de faturas eletrónicas já que, por um lado, as faturas em papel serão tratadas pelo sistema de digitalização e, por outro acrescentam-se as faturas que já venham em formato eletrónico. Uma alteração para cobrir 100% das possibilidades.