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Arquivo Electrónico: Custódia Eletrónica

O arquivo eletrónico é um serviço SaaS (Software as a Service) para a salvaguarda e custódia de documentos eletrónicos.

É o complemento perfeito dos nossos serviços de intercâmbio dado que permite, num mesmo lugar, armazenar através de meios eletrónicos os documentos que circulam pela sua empresa assim como os trocados com os seus parceiros de negócio (fornecedores, clientes, etc.).

O nosso serviço, que se pode utilizar como arquivo principal ou de apoio, permite-lhe:

  • Pesquisar, aceder e consultar os documentos guardados.
  • Acesso online (só é necessário ter ligação à Internet e autorizações de acesso).
  • Gerir diferentes autorizações por tipo de utilizador.
  • Incorporar documentos em papel, associados ao nosso serviço de Digitalização de documentos.
  • Integrar os documentos guardados com o seu Gestor de Conteúdos.
  • Incorporar o acesso na sua Intranet e adaptar a imagem com o seu logótipo e cores corporativas.
  • Cumprir a legislação sobre armazenamento de faturas eletrónicas.

Algumas das vantagens que proporciona são:

  • Permite que o acesso seja efetuado em qualquer lugar.
  • Permite que vários utilizadores possam realizar consultas ao mesmo tempo sem esperas.
  • Importante redução de espaço físico de armazenamento.
  • Facilita a pesquisa de informação e de documentos.
  • Evita-se a deterioração e a perda dos originais.
  • Centralização da segurança de acesso e consulta, inclusive a parametrização por autorizações.
  • Maior certeza no armazenamento do documento original ou com valor legal.
  • Permite obter uma visão global e histórica dos documentos geridos.
  • Permite ter mais informação para a melhoria e otimização de processos na gestão interna de documentos.

Arquivo para faturas eletrónicas

A legislação estabelece que as faturas eletrónicas devam ser guardadas e, em caso de inspeção, se deva facultar o acesso completo aos dados. O nosso serviço proporciona-lhe todas as funcionalidades necessárias (descarregar online, impressão PDF417, etc.) para uma gestão própria das suas faturas eletrónicas.

De acordo com a legislação espanhola em vigor (Real Decreto 1496/2003, de 28 de novembro) o nosso serviço conserva as faturas eletrónicas no seu formato original, garantindo “um acesso online aos dados, assim como o seu upload remoto e utilização por parte da Administração Tributária perante qualquer exigência da mesma e sem demora justificável”.

O nosso serviço armazena:

  • As faturas trocadas, prolongando a custódia, no mínimo até à prescrição do IVA.
  • Os dados associados à fatura (assinatura e certificado) no seu formato original, assim como os comprovativos da validação da fatura que permitam demonstrar, a qualquer momento, que se efetuou uma correta comprovação da assinatura e do estado de validade do certificado aquando da receção da fatura.
  • Os ficheiros anexos relacionados.
  • O histórico dos estados associados à fatura.

 

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