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Arquivo Electrónico: Custódia Eletrónica

O arquivo eletrónico é um serviço SaaS (Software as a Service) para a salvaguarda e custódia de documentos eletrónicos.

É o complemento perfeito dos nossos serviços de intercâmbio dado que permite, num mesmo lugar, armazenar através de meios eletrónicos os documentos que circulam pela sua empresa assim como os intercambiados com os seus parceiros de negócio (fornecedores, clientes, etc.).

O nosso serviço, que pode utilizar-se como arquivo principal ou de apoio, permite-lhe:

  • Buscar, aceder e consultar os documentos armazenados.
  • Acesso online (só é necessário ter ligação à Internet e autorizações de acesso).
  • Gerir diferentes autorizações por tipo de utilizador.
  • Incorporar documentos em papel, em relação com o nosso serviço de Digitalização de documentos.
  • Integrar os documentos armazenados com o seu Gestor de Conteúdos.
  • Incorporar o acesso na sua Intranet e adaptar a imagem com o seu logótipo e cores corporativas.
  • Cumprir com a legislação sobre armazenamento de faturas eletrónicas.

Algumas das vantagens que proporciona são:

  • Permite que o acesso seja independente do lugar.
  • Que vários utilizadores possam realizar consultas ao mesmo tempo sem esperas.
  • Importante redução de espaço físico de armazenamento.
  • Facilita a busca de informação e de documentos.
  • Evita-se o deterioro e a perda dos originais.
  • Centralização da segurança de acesso e consulta, inclusive parametrizado por autorizações.
  • Maior certeza no armazenamento do documento original ou com valor legal.
  • Permite obter uma visão global e histórica dos documentos geridos.
  • Permite ter mais informação para a melhoria e otimização de processos na gestão interna de documentos.

Arquivo para faturas eletrónicas

A legislação estabelece que as faturas eletrónicas devem ser armazenadas e, em caso de inspeção, deve-se facilitar o acesso completo aos dados. O nosso serviço proporciona-lhe todas as funcionalidades necessárias (descarregar online, impressão PDF417, etc.) para uma gestão própria das suas faturas eletrónicas.

De acordo com a legislação espanhola em vigor (Real Decreto 1496/2003, de 28 de novembro) o nosso serviço conserva as faturas eletrónicas no seu formato original, garantindo “um acesso online aos dados, assim como o seu carregamento remoto e utilização por parte da Administração Tributaria perante qualquer solicitude da mesma e sem demora justificável”.

O nosso serviço armazena:

  • As faturas intercambiadas, prolongando a custódia como mínimo até à prescrição do IVA.
  • Os dados associados à fatura (assinatura e certificado) no seu formato original, assim como os comprovativos da validação da fatura que permitam demonstrar em qualquer momento que se realizou uma correta comprovação da assinatura e do estado de validade do certificado no momento da receção da fatura.
  • Os ficheiros anexos relacionados.
  • O histórico dos estados associados à fatura.

 

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