Fatura Eletrónica: O que é necessário?

O processo de intercâmbio de documentos entre uma empresa e os seus fornecedores tem vindo a evoluir especialmente durante as últimas décadas. Do envio de encomendas, guias de remessa, faturas e outro tipo de documentos em papel passou-se para o envio mediante procedimentos eletrónicos.

Os motivos são variados. Na busca em como manter um ambiente controlado para a receção de documentos comerciais surge a ideia dos portais de fornecedores, uma solução parcial que permite à empresa que a implementa dispor de um sistema de receção que exige aos fornecedores aceder a ele e introduzir ou descarregar os dados. Normalmente é implementado como uma tentativa de tornar extensivo o funcionamento do próprio ERP da empresa, focado para a sua gestão interna, no canal de receção ou envio de documentos.

Mas, esta solução oculta um inconveniente para os parceiros comerciais. Numa dinâmica na qual cada parceiro conta com o seu próprio portal de distribuidores, cada um deve ir à web de cada um dos outros para depositar os documentos porque a sua empresa não é a única com a qual comercializam, e a tarefa deverá repetir-se dezenas ou, inclusive, centenas de vezes. A situação resultante é que uma das partes acaba sempre a perder. A isto há que somar que os portais de fornecedores são mutuamente exclusivos e não têm em conta as tecnologias já implementadas pelos seus parceiros.

Do mesmo modo, o correio eletrónico é outra ferramenta que as empresas evitam cada vez mais pelo perigo de confidencialidade que supõe (ataques, fugas de informação e outros problemas) e a ineficiência no intercâmbio massivo, quando o volume de documentos trocados cresce, deixa de ser útil face a soluções automatizadas.

A tendência não é essa e os setores com mais experiência no intercâmbio de documentos, como, por exemplo, o dos serviços de saúde, retalho, automóvel, etc., estão conscientes disso. A interligação para que os parceiros interatuem (B2B) mediante um canal de ligação permanente e “em tempo real” transformar-se no eixo da transformação digital.

A solução é aliar segurança, interoperabilidade, simplicidade e capacidade numa única ferramenta compartilhada.

As linguagens universais não são novidade; há anos que existem e um exemplo disso é o UN/EDIFACT, definido pelas Nações Unidas. É um formato padrão que se utiliza no intercâmbio eletrónico de dados (EDI) para a administração, o comércio e o transporte. Consiste num conjunto de normas, diretórios e diretrizes acordadas internacionalmente para um intercâmbio eletrónico de dados estruturado entre sistemas de informação computorizados independentes.

Nesta rede, o EDI garante aquilo de que se estava à procura com o portal de fornecedores: obter dados de uma forma controlada e organizada mas, neste caso, oferecendo a possibilidade do intercâmbio massivo e com padrões globais. A sua utilização implica a entrada para uma rede internacional que oferece interoperabilidade, soluciona a heterogeneidade e obtém maior eficiência.

O EDI põe fim ao envio de documentos “porta a porta” como nos portais de fornecedores e dá passagem à automatização do fluxo de documentos. A poupança que gera é o motivo pelo qual as principais empresas do mundo trabalham com este sistema.

Mais além do EDI tradicional

A evolução tecnológica implica o aparecimento mais frequente de novos padrões, protocolos, métodos de intercâmbio, etc. É por isso, que para acomodar a sua empresa nesta grande variedade de particularidades é necessário redefinir o EDI tradicional (edifact, redes VAN, etc.) e ampliá-lo para cumprir 100% das possibilidades. É aí que surge a figura do operador de intercâmbio de documentos que adapta, como já o fez na implementação do EDI, o intercâmbio aos requisitos do emissor e do recetor sem impor uma única forma de fazer as coisas.

Finalmente, a abordagem no momento de decidir se implementar um portal de fornecedores deve ter em conta não só a parte que nos afetará diretamente, mas também a que repercutirá nos nossos parceiros para poder definir um modelo que facilite o trabalho a todos, em linha com uma abordagem win-win, na qual todos ganham, e aproveitando ao máximo a tecnologia disponível utilizando-a ao serviço da melhoria da comunicação entre corporações.