Fatura Eletrónica: O que é necessário?

O processo de intercâmbio de documentos entre uma empresa e os seus fornecedores tem vindo a evoluir especialmente durante as últimas décadas. Do envio de encomendas, guias de remessa, faturas e outro tipo de documentos em papel passou-se para o envio mediante procedimentos eletrónicos.

Os motivos são variados. Na busca da forma de manter um âmbito controlado para a receção de documentos comerciais surge a ideia dos portais de fornecedores, uma solução parcial que permite à empresa que a implementa dispor de um sistema de receção que exige aos fornecedores aceder a ele e introduzir ou descarregar os dados. Normalmente é implementado como uma tentativa de tornar extensivo o funcionamento do próprio ERP da empresa, focado para a sua gestão interna, no canal de receção ou envio de documentos.

Mas, esta solução oculta um inconveniente para os parceiros comerciais. Numa dinâmica na qual cada parceiro conta com o seu próprio portal de distribuidores, cada um deve ir à web de cada um dos outros para depositar os documentos porque a sua empresa não é a única com a qual comerciam, e a tarefa deverá repetir-se dezenas ou inclusive centenas de vezes. A situação resultante é que uma das partes sempre acaba perdendo. A isto há que somar que os portais de fornecedores são excludentes e não têm em conta as tecnologias já implementadas pelos seus parceiros.

Do mesmo modo, o correio eletrónico é outra ferramenta que as empresas evitam cada vez mais pelo perigo de confidencialidade que supõe (ataques, filtrações e outros problemas) e a ineficiência no intercâmbio massivo, quando o volume de documentos intercambiados cresce, deixa de ser útil face a soluções automatizadas.

La tendencia no está ahí, y de ello son conscientes los sectores con más experiencia en el intercambio de documentos, como pueden ser el sanitario, el retail, la automoción... La interconexión para que los partners interactúen (B2B) mediante un canal de conexión permanente y en vivo se constituye como eje de la transformación digital.

A solução é combinar segurança, interoperabilidade, simplicidade e capacidade numa única ferramenta compartilhada.

As linguagens universais não são novidade; há anos que existem e um exemplo disso é o UN/EDIFACT, definido pelas Nações Unidas. É um formato padrão que se utiliza no intercâmbio eletrónico de dados (EDI) para a administração, o comércio e o transporte. Consiste num conjunto de normas, diretórios e diretrizes acordadas internacionalmente para um intercâmbio eletrónico de dados estruturado entre sistemas de informação computorizados independentes.

Nesta rede o EDI garante aquilo que se buscava com o portal de fornecedores: obter dados de uma forma controlada e ordenada mas, neste caso, oferecendo a possibilidade do intercâmbio massivo e com padrões globais. A sua utilização implica a entrada para uma rede internacional que oferece interoperabilidade, soluciona a heterogeneidade e consegue maior eficiência.

O EDI põe fim ao envio de documentos “porta a porta” como nos portais de fornecedores e dá passagem à automatização do fluxo de documentos. A poupança que gera é o motivo pelo qual as principais companhias do mundo trabalham com este sistema.

Mais além do EDI tradicional

A evolução tecnológica implica o aparecimento mais frequente de padrões, protocolos, métodos de intercâmbio, etc., novos. É por isso, que para acomodar a sua empresa nesta grande variedade de particularidades é necessário redefinir o EDI tradicional (edifact, redes VAN, etc.) e ampliá-lo para cumprir 100% das possibilidades. É aí onde surge a figura do operador de intercâmbio de documentos que adapta, como já o fez na implementação do EDI, o intercâmbio aos requisitos do emissor e o recetor sem impor uma única forma de fazer as coisas.

Finalmente, a abordagem no momento de decidir se implementar um portal de fornecedores deve ter em conta não só a parte que nos afetará diretamente, mas também a que repercutirá nos nossos parceiros para poder definir um modelo que facilite o trabalho a todos, em linha com um win-win e aproveitando ao máximo a tecnologia disponível utilizando-a ao serviço da melhoria da comunicação entre corporações.